Hvordan implementere EDI.
Hvis du har lest vår "Hva er EDI?" blog, kan du være interessert i hvordan din company kan få fordelene med EDI. Implementering av EDI-integrering er en strategisk investering som kan hjelpe deg å holde deg konkurransedyktig, forbedre leverandørrelasjoner og skape en bedre kundeopplevelse.
La oss dykke ned i hvordan du kan implementere EDI i din organisasjon.
Hva er EDI-standarder?
EDI-standarder ble etablert for flere tiår siden for å definere et generisk og repeterbart sett med strukturerte dataplassholdere (data som ligger i et fast felt i en post) og regler for oppretting av vanlige forretningsdokumenter. Disse dokumentene inkluderer, men er ikke begrenset til, innkjøpsordrer, fakturaer og forsendelsesmeldinger i elektronisk form.
Hovedårsaken til å lage disse standardene var å hjelpe bedrifter med å unngå å bruke verdifull tid og ressurser på å definere layoutene til vanlige forretningsdokumenter. Sluttresultatet for bedrifter er en reduksjon i elektronisk dokumentintegrasjonskostnader og en mer effektiv prosess for å sette opp integrasjonskomponenter. Å definere EDI-standarder er en pågående prosess ettersom forretningskrav foredles og utvides og dermed må registreres i et felles datadefinisjonsspråk.
Det finnes et bredt utvalg av industrispesifikke EDI-standarder som har konvensjoner som er spesifikke for en region. For eksempel er ANSI X12 den nordamerikanske standarden, EDIFACT er den europeiske standarden og det er mange andre. Transaksjonssettene kan være X12 4010 som inneholder de forskjellige dokumentene (PO, faktura, forsendelsesvarsel osv.) Settene granuleres ytterligere i undergrupper for bestemte bransjer (f.eks. detaljhandel, produksjon, helsevesen, transport og logistikk, etc.).
Hvordan starte og implementere EDI-integrasjon?
En gang din company og handelspartneren din bestemmer at du vil drive forretninger ved hjelp av EDI, er det noen generelle trinn du kan ta for å starte prosessen:
- Få EDI-implementeringsveiledningen fra din handelspartner. Dette vil definere hvordan dine valgte elektroniske forretningsdokumenter skal struktureres.
- Kjøp EDI-programvare som inkluderer dokumentkart og en oversetter. Denne programvaren brukes til å transformere dine regnskapssystemdata (dvs. bestillinger, forsendelser osv.) til oppsettet som er forespurt/kreves av din handelspartner.
- Når denne programvaren er satt opp vil du og din handelspartner vanligvis begynne å teste dokumentutveksling.
- Kommuniser med handelspartneren din for å finne ut hvordan dine EDI-dokumenter kan utveksles. De vanligste metodene er via Internett EDI, et Value Added Network (VAN), eller direkte én-til-én/node-til-node elektronisk dokumentoverføring. Jitterbit eiCloud-løsningen bruker Internett EDI som den primære metoden for å utveksle forretningsdokumenter med handelspartnere. Vi kan også utveksle dokumenter med VAN-er som sammenkoblinger.
- Gjennomfør et sett med tester med EDI-løsningsleverandøren din for å bekrefte at programvaren din fungerer som den skal, og at handelspartneren mottar dokumentene på riktig måte.
- Utfør parallell dokumentbehandling der du fortsatt sender og mottar papirdokumentene dine med din handelspartner.
- Slå til slutt av utveksling av papirforretningsdokumenter. Du vil merke en stor reduksjon av dokumentbehandlingskostnader, dramatisk økning av nøyaktigheten av dataene, hastighet på utveksling av forretningsdokumenter, forbedrede kontantstrømmer, reduserte behandlingsfeil og en økning i kundeservicenivå.
Hvordan fungerer EDI-utvekslingen?
La oss ta et enkelt eksempel på en forhandler og leverandør som setter opp EDI. Forholdet er nå på plass og forhandleren sender en kjøpsordre som vil bli mottatt av EDI-programvaren (som den som leveres av Jitterbits eiCloud.) Den vil deretter bli validert og en bekreftelse vil bli sendt tilbake til avsenderen. Mottakeren vil nå ha synlighet av PO. Etter at denne prosessen er fullført, blir andre valg tilgjengelige, for eksempel å bruke EDI-programvaren til å transformere og importere dokumentet til et regnskapssystem eller å konvertere innkjøpsordren til en faktura som skal sendes tilbake til forhandleren (etter at bestillingen er utført).
Oppsummert erstatter EDI papirutvekslingen og maksimerer effektiviteten til elektronisk konsistens. Hvordan du utnytter effektiviteten er opp til deg ved å integrere disse dokumentene i dine daglige prosesser.
