Hvordan en ældreplejeorganisation forbedrede effektiviteten for et personale på 1,000+

Integration og automatisering af vigtige forretningssystemer sparer utallige timer om måneden ved at eliminere manuel behandling og dobbeltarbejde

Hvordan en fremtrædende australsk ældreplejeorganisation forbedrede effektiviteten og produktiviteten ved at automatisere manuelle, gentagne opgaver for at udvinde mere forretningsværdi fra organisationens eksisterende personale og it-aktiver

Baggrund

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) er en non-profit organisation, der blev oprettet for over 40 år siden af ​​Knights of the Southern Cross, en organisation af katolske lægmænd i hele Australien, for at yde medfølende omsorg til vores aldrende befolkning.

SCCQ beskæftiger over 1,000 medarbejdere, der leverer tjenester til mere end 2,200 mennesker i hele Queensland, som omfatter 13 ældrepleje homes, fem pensionistlandsbyer samt samfund og home plejetilbud, som støtter 1,100 klienter i deres home.

Udfordring

"Mangefacetteret og geografisk spredt led organisationen af ​​ineffektivitet, herunder duplikering og tredobling af rutineopgaver såsom manuel dataindtastning."

Flere steder, aktiviteter og systemer var afhængige af manuel behandling af data. Dette betød ofte en gentagelse af dataindtastningsopgaver for medarbejdere, hvilket påvirkede deres produktivitet og øgede risikoen for menneskelige fejl.

SCCQ forsøgte at reducere rutineopgaver, der var ineffektive, såsom flere dataindtastninger, og væsentligt forbedre effektiviteten og produktiviteten og at udvinde mere forretningsværdi fra eksisterende it-aktiver for bedre at støtte personale, der arbejder i forskellige driftsstrømme og i kliniske, administrative og supportroller hos websteder.

"For at eliminere gentagne opgaver var vi nødt til at være mere effektive, og vi vidste, at dette ville blive opnået ved at automatisere og integrere vores systemer og løsninger," siger Kristin Bradic, SCCQ's Solutions Development Manager.

"Vi ville gøre mere med det, vi havde, og Jitterbit satte kryds ved alle vores kasser. Ud over dets potentiale til at strømline driften og reducere ineffektivitet på tværs af hele organisationen, gav det også den bedste værdi for pengene i form af samlede ejeromkostninger for vores organisation. Plus, det er nemt at bruge, sikkert og har allerede eksisterende stik tilgængelige,” sagde Kristin.

Forbedret effektivitet for at udvinde mere værdi fra eksisterende aktiver

Nøglemålet var at forbedre effektiviteten og produktiviteten ved at automatisere manuelle, gentagne opgaver såsom dataindtastning og derfor udvinde mere forretningsværdi fra organisationens eksisterende personale og it-aktiver ved at frigøre deres tid til at fokusere på mere værdifulde forretningsopgaver og pleje.

"Vores mål er at skabe fællesskaber, hvor folk kan leve deres bedste liv. For at opnå det var vi nødt til at være mere effektive ved at automatisere og integrere vores systemer og løsninger, og derved eliminere lavværdi og gentagne opgaver så meget som muligt”, siger Bradic.

Før:

• Forskellige datasæt placeret forskellige steder. En stor afhængighed af manuel behandling; dobbeltarbejde og endda tredobling af opgaver var almindeligt på tværs af organisationen - hvilket betyder spildtid og lavere produktivitet
• Minimalt samarbejde mellem forskellige forretningsstrømme og serviceområder på tværs af organisationen og intet enkelt overblik over organisationen – for at kunne forbedre den samlede effektivitet
• Ingen enkelt kilde til sandhed for hvert datasæt - hvilket førte til ineffektivitet og gentagelse
• Ingen automatisering af basisdata og rapportering for at forbedre ineffektivitet og levere pleje til tiden

Efter:

• Integrationer på tværs af forretningen har væsentligt forbedret workflow-effektivitet, rapportering og produktivitet
• Øget adgang til information har forbedret evnen til at aggregere, analysere og forbedre kvaliteten af ​​data, hvilket fører til mere informerede forretningsbeslutninger og vigtigere til bedre at støtte personalet i deres roller for at levere beboer- og klientpleje
• Betydelig reduktion i manuel duplikering af data og gentaget arbejde
• En enklere mere strømlinet og produktiv arbejdsdag for personalet betyder, at de var i stand til at levere et højere niveau af pleje til beboere og klienter

Løsning

Integration og automatisering af vigtige forretningssystemer og opgaver eliminerede tidskrævende manuel behandling, der ofte involverede duplikering og tredobling af data

Organisationen betragtede Jitterbit som et middel til at strømline og automatisere mange kerneforretningsprocesser med fokus på datastyring for at skabe en enkelt kilde til sandhed for hvert af organisationens datasæt, der ville være let tilgængelig for alle medarbejdere på tværs af en række lokationer på en rettidig og effektiv måde.

"Den indledende standup af Jitterbit blev udført internt i vores organisation med assistance fra Jitterbit professional services", siger Bradic. "Ud over det blev Jitterbit PS brugt til at hjælpe med at forbinde de første endepunkter givet det nødvendige sikkerhedsniveau."

“Jitterbit har i realiteten transformeret den måde, organisationen arbejder på, ved at integrere forskellige systemer og applikationer og automatisere mange opgaver. For eksempel har det at være i stand til automatisk at udtrække data fra en række kilder ikke kun forbedret effektiviteten og personalets produktivitet, men har også leveret et meget højere kontrolniveau.

"Til dato har Jitterbit aktiveret integrationer, der involverer Care Management, ERP/Billing/Purchasing, People Systems, SQL Data Warehouse og File Share, omfattende en kombination af HTTP, SFTP og Database endpoints.

“Den forbedrede konsistens og tilgængelighed af tidsdrevne og kliniske data hjælper ikke kun med at træffe bedre forretningsbeslutninger; betydelige tidsbesparelser har gjort det muligt for personalet at omdirigere deres tid og udføre andre aktiviteter, som bedre kan støtte mennesker i deres pleje.

"Jitterbit tilbød også den bedste værdi for pengene med hensyn til de samlede ejeromkostninger. Vi evaluerede en række andre systemer, og Jitterbit viste den bedste værdi med hensyn til omkostninger og opnåelse af vores ultimative mål. Det har været nemt at sætte op og implementere. Når vi har haft brug for at kontakte Jitterbit Support, har vi altid oplevet, at de er lydhøre og hjælpsomme. Det er sjældent, at vores problemer ikke bliver løst med det første svar eller med et hurtigt opkald for at dele vores skærme og fejlfinde,” siger Bradic.

"Jitterbit har bestemt påvirket produktiviteten på en positiv måde. Integrationsprocessen har markant forbedret vores rapportering på tværs af virksomheden, og efterhånden som vi introducerer mere automatisering og integration, begynder medarbejderne at tænke anderledes om, hvordan de gør tingene...”
– Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Qld

Resultater og fordele

Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Queensland udtaler, at projektets succes hænger direkte sammen med de fordele, der er blevet realiseret – blandt dem betydelige produktivitetsgevinster plus forbedret adgang til rettidig information og kliniske data, hvilket igen har betydet forbedret arbejdsgang og effektivitet. , bedre forretningsbeslutninger og bedre støttet personale i deres levering af beboer- og klientpleje.

"Jitterbit har gjort det muligt for vores personale at reducere gentaget arbejde og de risici, der er forbundet med flere indtastninger af de samme data, såsom at korrigere og verificere de data, der kan skyldes menneskelige fejl.

"Jitterbit er nu meget udbredt i vores organisation, og det er blevet front of mind på tværs af forskellige afdelinger, når man overvejer måder at forbedre processer på. Der er et aktivt samarbejde mellem vores udviklingsteam, virksomheden og (hvor relevant) softwareleverandører for at udvikle den mest passende løsning.

"Det har også sat os op til en bedre fremtid, med applikationsfleksibilitet, der vil udvide omfanget af, hvad vi kan gøre i fremtiden betydeligt," sagde Bradic.

Siden det lykkedes at gennemføre integrationen, har SCCQ forbedret produktiviteten på tværs af virksomheden og opnået betydelige tidsbesparelser, hvilket gør det muligt for personalet at omdirigere deres tid og udføre aktiviteter for bedre at støtte folk under deres varetægt.