Hvordan en ældreplejeorganisation forbedrede effektiviteten for en stab på over 1.000 medarbejdere

Baggrund

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) er en almennyttig organisation, der blev etableret for over 40 år siden af Knights of the Southern Cross, en landsdækkende organisation af katolske lægfolk, med det formål at yde barmhjertig omsorg for vores aldrende befolkning.

SCCQ beskæftiger over 1.000 medarbejdere, der yder tjenester til mere end 2.200 mennesker i hele Queensland, herunder 13 plejehjem for ældre home, fem seniorboligkomplekser samt plejetjenester i lokalsamfundet og home-pleje, der støtter 1.100 klienter i deres home.

Udfordring

“Organisationen var mangefacetteret og geografisk spredt, hvilket betød, at den led under ineffektivitet, herunder dobbelt- og tredobbeltarbejde i form af rutineopgaver som manuel dataindtastning.”

Flere websteder, aktiviteter og systemer var afhængige af manuel databehandling. Dette betød ofte gentagne dataindtastningsopgaver for medarbejderne, hvilket påvirkede deres produktivitet og øgede risikoen for menneskelige fejl.

SCCQ ønskה at reducere ineffektive rutineopgaver, såsom gentagne dataindttastninger, og markant forbedre effektiviteten og produktiviteten samt udtrække mere forretningsværdi af eksisterende IT-aktiver for bedre at understøtte personale, der arbejder på tværs af forskellige operationelle områder samt i kliniske, administrative og støttende roller på lokationerne.

“For at eliminere ensformige opgaver var vi nødt til at være mere effektive, og vi vidste, at dette ville blive opnået ved at automatisere og integrere vores systemer og løsninger,” siger Kristin Bradic, Solutions Development Manager hos SCCQ.

“Vi ønskede at gøre mere med det, vi havde, og Jitterbit opfyldte alle vores krav. Ud over sit potentiale til at optimere driften og reducere ineffektivitet i hele organisationen bød den også på den bedste værdi for pengene i form af de samlede ejeromkostninger for vores organisation. Desuden er den nem at bruge, sikker og har eksisterende connectors til rådighed,” sagde Kristin.

Forbedrede effektiviseringer for at udvinde mere værdi af eksisterende aktiver

Det centrale mål var at øge effektiviteten og produktiviteten ved at automatisere manuelle, repetitive opgaver såsom dataindtastning og dermed udvinde mere forretningsmæssig værdi af organisationens eksisterende personale og IT-aktiver ved at frigøre deres tid til at fokusere på mere værdifulde forretningsopgaver og pleje.

“Vores mål er at udvikle lokalsamfund, hvor folk kan leve deres bedste liv. For at opnå det var vi nødt til at blive mere effektive ved at automatisere og integrere vores systemer og løsninger og derved eliminere lavværdi- og gentagne opgaver så meget som muligt,” siger Bradic.

Før:

• Spredte datasæt gemt på forskellige lokationer. En stærk afhængighed af manuel behandling; duplikering og endda triplikering af opgaver var almindeligt på tværs af organisationen – hvilket betød spildt tid og lavere produktivitet
• Minimalt samarbejde mellem de forskellige forretningsområder og serviceområder på tværs af organisationen samt mangel på et samlet overblik over organisationen – for at kunne forbedre den generelle effektivitet
• Intet enkelt sandhedspunkt for hvert datasæt – hvilket førte til ineffektivitet og gentagelse
• Ingen automatisering af baseline-data og rapportering med henblik på at afhjælpe ineffektivitet og levere pleje rettidigt

Efter:

• Integrationer på tværs af virksomheden har markant forbedret arbejdsgangenes effektivitet, rapportering og produktivitet.
• Øget adgang til information har forbedret evnen til at indsamle, analysere og forbedre datakvaliteten, hvilket fører til bedre informerede forretningsmæssige beslutninger og, vigtigst af alt, til en bedre støtte af medarbejderne i deres roller med at levere pleje og omsorg til beboere og klienter
• Betydelig reduktion i manuel dobbeltarbejde og gentagne opgaver
• En simplere, mere strømlinet og produktiv arbejdsdag for personalet betød, at de var i stand til at levere et højere plejeniveau til beboere og klienter

Løsning

Integration og automatisering af vigtige forretningssystemer og opgaver eliminerede tidskrævende manuel behandling, der ofte involverede fordobling og tredobling af data

Organisationen anså Jitterbit for at være et middel til at strømline og automatisere mange kerneforretningsprocesser med fokus på datastyring for at skabe en enkelt sandhedskilde for hvert af organisationens datasæt, som ville være let tilgængelig for alt personale på tværs af en række lokationer på en rettidig og effektiv måde.

“Den indledende opsætning af Jitterbit blev gennemført internt i vores organisation med hjælp fra Jitterbit professional services,” siger Bradic. “Derudover blev Jitterbit PS brugt til at hjælpe med at forbinde de første slutpunkter i overensstemmelse med de krævede sikkerhedskrav.”

“Jitterbit har i virkeligheden ændret den måde, organisationen arbejder på, ved at integrere forskellige systemer og applikationer og automatisere mange opgaver. For eksempel har muligheden for automatisk at udtrække data fra en række kilder ikke blot forbedret effektiviteten og medarbejdernes produktivitet, men har også leveret et meget højere kontrolniveau.

“Til dato har Jitterbit muliggjort integrationer, der involverer Care Management, ERP/fakturering/indkøb, personalesystemer, SQL-datavarehus og fildeling, bestående af en kombination af HTTP-, SFTP- og databasedataendepunkter.

“Den forbedrede konsistens og tilgængelighed af tidsbaserede og kliniske data hjælper ikke bare med at træffe bedre forretningsmæssige beslutninger; betydelige tidsbesparelser har sat personale i stand til at omdirigere deres tid og udføre andre aktiviteter, som bedre kan støtte de personer, de har i deres varetægt.

“Jitterbit tilbød også den bedste værdi for pengene hvad angår de samlede ejeromkostninger. Vi evaluerede en række andre systemer, og Jitterbit viste den bedste værdi i forhold til pris og opnåelse af vores endelige mål. Det har været nemt at opsætte og implementere. Når vi har haft brug for at kontakte Jitterbit Support, har vi altid oplevet, at de er hurtige til at svare og hjælpsomme. Det hører til sjældenhederne, at vores problemer ikke bliver løst ved det første svar eller med et hurtigt opkald, hvor vi deler vores skærm og fejlsøger,” siger Bradic.

Jitterbit har helt afgjort påvirket produktiviteten på en positiv måde. Integrationsprocessen har markant forbedret vores rapportering på tværs af virksomheden, og i takt med at vi indfører mere automatisering og integration, begyndਛe medarbejderne at tænke anderledes om, hvordan de gør tingene...”
Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Qld

Resultater og fordele

Kristin Bradic, Solutions Development Manager hos Southern Cross Care Queensland, udtaler, at projektets succes direkte korrelerer med de opnåede fordele – heriblandt betydelige produktivitetsgevinster samt forbedret adgang til rettidig information og kliniske data, hvilket igen har betydet forbedrede arbejdsgange og effektiviteter, bedre forretningsmæssige beslutninger og bedre støttede medarbejdere i deres levering af beboer- og klientpleje.

“Jitterbit har givet vores personale mulighed for at reducere ensformigt arbejde og de risici, der er forbundet med gentagen indtastning af de samme data, såsom rettelse og verifikation af data som følge af den menneskelige faktor.

“Jitterbit bliver nu brugt bredt i vores organisation, og det er blevet et centralt samtaleemne på tværs af forskellige afdelinger, når man overvejer måder at forbedre processer på. Der er et aktivt samarbejde mellem vores udviklingsteam, forretningen og (hvor det er relevant) softwareleverandører for at udvikle den mest hensigtsmæssige løsning.

“Det har også rustet os til en bedre fremtid med en applikationsfleksibilitet, der vil udvide omfanget af det, vi kan gøre i fremtiden, væsentligt,” sagde Bradic.

Siden integrationen blev fuldført med succes, har SCCQ forbedret produktiviteten i hele virksomheden og opnået betydelige tidsbesparelser, hvilket gør det muligt for medarbejderne at omdirigere deres tid og udføre aktiviteter for bedre at støtte de personer, de har i deres varetægt.