Sådan implementeres EDI.
Hvis du har læst vores "Hvad er EDI?" blog, er du måske nysgerrig på, hvordan din company kan få fordelene ved EDI. Implementering af EDI-integration er en strategisk investering, der kan hjælpe dig med at forblive konkurrencedygtig, forbedre leverandørrelationer og skabe en bedre kundeoplevelse.
Lad os dykke ned i, hvordan du kan implementere EDI i din organisation.
Hvad er EDI-standarder?
EDI-standarder blev etableret for årtier siden for at definere et generisk og repeterbart sæt af strukturerede datapladsholdere (data, der ligger i et fast felt i en post) og regler for oprettelse af almindelige forretningsdokumenter. Disse dokumenter omfatter, men er ikke begrænset til, indkøbsordrer, fakturaer og forsendelsesmeddelelser i elektronisk form.
Hovedårsagen til at skabe disse standarder var at hjælpe virksomheder med at undgå at bruge værdifuld tid og ressourcer på at definere layoutet af almindelige forretningsdokumenter. Slutresultatet for virksomheder er en reduktion af omkostningerne til elektronisk dokumentintegration og en mere effektiv proces til opsætning af integrationskomponenter. Definition af EDI-standarder er en løbende proces, da forretningskrav forfines og udvides og derfor skal registreres i et fælles datadefinitionssprog.
Der er en lang række branchespecifikke EDI-standarder, der har konventioner, der er specifikke for en region. For eksempel er ANSI X12 den nordamerikanske standard, EDIFACT er den europæiske standard, og der er mange andre. Transaktionssættene kunne være X12 4010, der indeholder de forskellige dokumenter (PO, Faktura, Forsendelsesmeddelelse osv.) Sættene granuleres endnu længere i delmængder for bestemte brancher (f.eks. Detailhandel, Fremstilling, Sundhedspleje, Transport & Logistik osv.).
Hvordan starter og implementerer man EDI-integration?
Når din company og din handelspartner beslutter, at du vil drive forretning ved hjælp af EDI, er der et par generelle trin, du kan tage for at starte processen:
- Få EDI Implementation Guide fra din handelspartner. Dette vil definere, hvordan dine valgte elektroniske forretningsdokumenter vil blive struktureret.
- Køb EDI-software, der inkluderer dokumentkort og en oversætter. Denne software bruges til at omdanne dine regnskabssystemdata (dvs. ordrer, forsendelser osv.) til det layout, som din handelspartner anmoder om/kræver.
- Når denne software er konfigureret, vil du og din handelspartner typisk begynde at teste dokumentudvekslinger.
- Kommuniker med din handelspartner for at bestemme, hvordan dine EDI-dokumenter kan udveksles. De mest almindelige metoder er via Internet EDI, et Value Added Network (VAN) eller direkte en-til-en/peer-to-peer elektronisk dokumentoverførsel. Jitterbit eiCloud-løsningen bruger Internet EDI som den primære metode til at udveksle forretningsdokumenter med handelspartnere. Vi kan også udveksle dokumenter med VAN'er som sammenkoblinger.
- Udfør et sæt tests med din EDI-løsningsudbyder for at verificere, at din software fungerer korrekt, og at din handelspartner modtager dokumenterne korrekt.
- Udfør parallel dokumentbehandling, hvor du stadig sender og modtager dine papirdokumenter med din handelspartner.
- Sluk til sidst udveksling af papirforretningsdokumenter. Du vil bemærke en stor reduktion af dokumentbehandlingsomkostninger, dramatisk stigning i nøjagtigheden af data, hastighed af udveksling af forretningsdokumenter, forbedrede pengestrømme, reducerede behandlingsfejl og en stigning i kundeserviceniveauer.
Hvordan fungerer EDI-udvekslingen?
Lad os tage et simpelt eksempel på en forhandler og leverandør, der opsætter EDI. Forholdet er nu på plads, og forhandleren sender en indkøbsordre, der vil blive modtaget af EDI-softwaren (såsom den, der leveres af Jitterbits eiCloud). Den vil derefter blive valideret, og en bekræftelse vil blive sendt tilbage til afsenderen. Modtageren ville nu have synlighed af PO'en. Når denne proces er afsluttet, bliver andre valg tilgængelige, såsom at bruge EDI-softwaren til at transformere og importere dokumentet til et regnskabssystem eller til at konvertere PO'en til en faktura, der skal sendes tilbage til forhandleren (efter ordren er opfyldt).
Sammenfattende erstatter EDI papirudvekslingen og maksimerer effektiviteten af elektronisk konsistens. Hvordan du udnytter effektiviteten er op til dig ved at integrere disse dokumenter i dine daglige processer.
