Como uma organização de cuidados a idosos melhorou a eficiência para mais de 1.000 funcionários

Antecedentes

A Southern Cross Care Queensland (SCCQ) é uma organização sem fins lucrativos estabelecida há mais de 40 anos pelos Cavaleiros da Santa Cruz do Sul (Knights of the Southern Cross), uma organização de leigos católicos de âmbito nacional na Austrália, para fornecer cuidados compassivos à nossa população idosa.

A SCCQ emprega mais de 1.000 funcionários que prestam serviços a mais de 2.200 pessoas em todo o estado de Queensland, incluindo 13 instituições residenciais de cuidados a idosos homes, cinco vilas para aposentados, além de serviços comunitários e de assistência home que atendem 1.100 clientes em suas necessidades home.

Desafio

“Multifacetada e geograficamente dispersa, a organização sofria com ineficiências, incluindo duplicação e triplicação de tarefas rotineiras, como a inserção manual de dados.”

Vários sites, atividades e sistemas dependiam do processamento manual de dados. Isso frequentemente significava a repetição de tarefas de entrada de dados para os funcionários, o que impactava sua produtividade e aumentava o risco de erro humano.

O SCCQ procurou reduzir tarefas rotineiras que eram ineficientes, como entradas múltiplas de dados, e melhorar significativamente a eficiência e a produtividade, além de extrair mais valor comercial dos ativos de TI existentes para melhor apoiar a equipe que atua em vários fluxos operacionais e em funções clínicas, administrativas e de suporte nos locais.

“Para eliminar tarefas repetitivas, precisávamos ser mais eficientes e sabíamos que isso seria alcançado automatizando e integrando nossos sistemas e soluções”, diz Kristin Bradic, Gerente de Desenvolvimento de Soluções da SCCQ.

“Queríamos fazer mais com o que tínhamos, e o Jitterbit atendeu a todas as nossas expectativas. Além do seu potencial para otimizar operações e reduzir ineficiências em toda a organização, ele também ofereceu a melhor relação custo-benefício em termos de custo total de propriedade para a nossa organização. Além disso, é fácil de usar, seguro e possui conectores pré-existentes disponíveis”, disse Kristin.

Eficiências aprimoradas para extrair mais valor dos ativos existentes

O principal objetivo era melhorar a eficiência e a produtividade automatizando tarefas manuais e repetitivas, como a inserção de dados, e, portanto, extrair mais valor de negócios da equipe existente e dos ativos de TI da organização, liberando seu tempo para focar em tarefas de negócios e atendimento de maior valor.

“Nosso objetivo é desenvolver comunidades onde as pessoas possam viver suas melhores vidas. Para alcançar isso, precisávamos ser mais eficientes, automatizando e integrando nossos sistemas e soluções, eliminando assim, tanto quanto possível, tarefas repetitivas e de baixo valor”, diz Bradic.

Antes:

• Conjuntos de dados heterogêneos armazenados em locais diferentes. Uma forte dependência de processamento manual; a duplicação e até triplicação de tarefas era comum em toda a organização – o que significava perda de tempo e menor produtividade
• Colaboração mínima entre as várias frentes de negócios e áreas de atendimento em toda a organização e nenhuma visão geral da organização – para poder melhorar a eficiência geral
• Nenhuma fonte única de verdade para cada conjunto de dados – o que gerou ineficiências e repetição
• Falta de automação de dados de referência e relatórios para melhorar as ineficiências e prestar cuidados em tempo hábil

Depois de:

• As integrações em toda a empresa melhoraram significativamente a eficiência dos fluxos de trabalho, os relatórios e a produtividade.
• O maior acesso à informação aprimorou a capacidade de agregar, analisar e melhorar a qualidade dos dados, levando a decisões de negócios mais fundamentadas e, sobretudo, a um melhor suporte à equipe em suas funções de atendimento a residentes e clientes
• Redução significativa da duplicação manual de dados e do trabalho repetitivo
• Um dia de trabalho mais simples, ágil e produtivo para a equipe significou que eles puderam oferecer um nível mais alto de cuidado aos residentes e clientes

Solução

A integração e a automação de sistemas e tarefas essenciais de negócios eliminaram o processamento manual demorado que muitas vezes envolvia a duplicação e triplicação de dados

A organização viu o Jitterbit como um meio de otimizar e automatizar muitos processos de negócios centrais, com foco no gerenciamento de dados, para criar uma única fonte de verdade para cada um dos conjuntos de dados da organização que estivesse prontamente acessível a todos os funcionários em vários locais de maneira oportuna e eficiente.

“A implantação inicial do Jitterbit foi realizada internamente em nossa organização, com o auxílio do Jitterbit professional services”, afirma Bradic. “Além disso, o Jitterbit PS foi utilizado para auxiliar na conexão dos primeiros pontos de extremidade, tendo em vista o nível de segurança exigido.”

“A Jitterbit, de fato, transformou a forma como a organização trabalha, integrando diferentes sistemas e aplicativos e automatizando muitas tarefas. Por exemplo, conseguir extrair dados automaticamente de várias fontes não apenas melhorou a eficiência e a produtividade da equipe, mas também proporcionou um nível muito maior de controle.

“Até o momento, a Jitterbit viabilizou integrações envolvendo Gestão de Cuidados, ERP/Faturamento/Compras, Sistemas de Pessoas, Data Warehouse SQL e Compartilhamento de Arquivos, compreendendo uma combinação de endpoints HTTP, SFTP e de Banco de Dados.

“A consistência e a disponibilidade aprimoradas de dados clínicos e baseados no tempo não apenas ajudam a tomar melhores decisões de negócios; a significativa economia de tempo permitiu que a equipe redirecionasse seu tempo e realizasse outras atividades que podem apoiar melhor as pessoas sob seus cuidados.

“A Jitterbit também ofereceu o melhor custo-benefício em termos de custo total de propriedade. Avaliamos vários outros sistemas e a Jitterbit demonstrou o melhor valor em termos de custo e alcance do nosso objetivo final. Tem sido fácil de configurar e implementar. Quando precisamos entrar em contato com o suporte da Jitterbit, sempre os achamos ágeis e prestativos. É raro que nossos problemas não sejam resolvidos com a resposta inicial ou com uma rápida chamada para compartilhar nossas telas e solucionar o problema”, diz Bradic.

O Jitterbit definitivamente afetou a produtividade de forma positiva. O processo de integração melhorou significativamente nossos relatórios em toda a empresa e, à medida que introduzimos mais automação e integração, a equipe está começando a pensar de maneira diferente sobre como faz as coisas...”
Kristin Bradic, Gerente de Desenvolvimento de Soluções, Southern Cross Care Qld

Resultados e Benefícios

Kristin Bradic, Gerente de Desenvolvimento de Soluções da Southern Cross Care Queensland, afirma que o sucesso do projeto está diretamente correlacionado com os benefícios que foram alcançados – entre eles, ganhos significativos de produtividade, além de melhor acesso a informações oportunas e dados clínicos, o que, por sua vez, significou melhor fluxo de trabalho e eficiência, melhores decisões de negócios e funcionários mais bem apoiados na prestação de cuidados aos residentes e clientes.

“A Jitterbit permitiu que nossa equipe reduzisse o trabalho repetitivo e os riscos associados a múltiplas entradas dos mesmos dados, como a correção e a verificação de dados que podem resultar de erro humano.

“O Jitterbit é agora amplamente utilizado em nossa organização e tornou-se uma prioridade em vários departamentos ao considerar maneiras de melhorar processos. Há uma colaboração ativa entre nossa equipe de desenvolvimento, a área de negócios e (quando aplicável) fornecedores de software para desenvolver a solução mais adequada.

“Isso também nos preparou para um futuro melhor, com flexibilidade de aplicação que expandirá significativamente o escopo do que poderemos fazer no futuro”, disse Bradic.

Desde que concluiu com sucesso a integração, a SCCQ melhorou a produtividade em toda a empresa e alcançou uma significativa economia de tempo, permitindo que a equipe redirecionasse seu tempo e realizasse atividades para apoiar melhor as pessoas sob seus cuidados.