Como uma organização de assistência a idosos melhorou a eficiência de uma equipe de mais de 1,000 funcionários

A integração e a automação dos principais sistemas de negócios economizam inúmeras horas por mês, eliminando o processamento manual e a duplicação de tarefas

Como uma importante organização australiana de assistência a idosos melhorou a eficiência e a produtividade ao automatizar tarefas manuais e repetitivas para extrair mais valor comercial da equipe existente e dos ativos de TI da organização

BACKGROUND

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) é uma organização sem fins lucrativos estabelecida há mais de 40 anos pelos Cavaleiros do Cruzeiro do Sul, uma organização de leigos católicos em toda a Austrália, para fornecer cuidados compassivos à nossa população idosa.

O SCCQ emprega mais de 1,000 funcionários que prestam serviços para mais de 2,200 pessoas em Queensland, que incorporam 13 centros residenciais de assistência a idosos homes, cinco vilas de aposentados, bem como comunidade e home serviços de atendimento que atendem 1,100 clientes em suas home.

Desafio

“Multifacetada e geograficamente dispersa, a organização sofria de ineficiências, incluindo duplicação e triplicação de tarefas de rotina, como entrada manual de dados.”

Vários locais, atividades e sistemas dependiam do processamento manual de dados. Isso geralmente significava uma repetição de tarefas de entrada de dados para os membros da equipe, o que afetava sua produtividade e aumentava o risco de erro humano.

O SCCQ procurou reduzir as tarefas de rotina que eram ineficientes, como várias entradas de dados, e melhorar significativamente a eficiência e a produtividade e extrair mais valor comercial dos ativos de TI existentes para melhor apoiar a equipe que opera em vários fluxos operacionais e em funções clínicas, administrativas e de suporte na sites.

“Para eliminar tarefas repetitivas, precisávamos ser mais eficientes e sabíamos que isso seria alcançado automatizando e integrando nossos sistemas e soluções”, diz Kristin Bradic, gerente de desenvolvimento de soluções da SCCQ.

“Queríamos fazer mais com o que tínhamos e o Jitterbit preencheu todos os nossos requisitos. Além de seu potencial para simplificar as operações e reduzir ineficiências em toda a organização, ele também ofereceu a melhor relação custo-benefício em termos de custo total de propriedade para nossa organização. Além disso, é fácil de usar, seguro e tem conectores pré-existentes disponíveis”, disse Kristin.

Eficiências aprimoradas para extrair mais valor dos ativos existentes

O principal objetivo era melhorar a eficiência e a produtividade automatizando tarefas manuais e repetitivas, como entrada de dados, e, portanto, extrair mais valor comercial da equipe existente e dos ativos de TI da organização, liberando seu tempo para se concentrar em tarefas e cuidados de negócios mais valiosos.

“Nosso objetivo é desenvolver comunidades onde as pessoas possam viver suas melhores vidas. Para isso, precisávamos ser mais eficientes, automatizando e integrando nossos sistemas e soluções, eliminando ao máximo tarefas repetitivas e de baixo valor”, afirma Bradic.

Antes:

• Conjuntos de dados distintos alojados em locais diferentes. Uma forte dependência do processamento manual; a duplicação e até a triplicação de tarefas era comum em toda a organização, o que significa perda de tempo e menor produtividade
• Colaboração mínima entre vários fluxos de negócios e áreas de serviço em toda a organização e nenhuma visão geral única da organização - para poder melhorar a eficiência geral
• Nenhuma fonte única de verdade para cada conjunto de dados - o que levou a ineficiências e repetição
• Nenhuma automação de dados de linha de base e relatórios para melhorar as ineficiências e prestar atendimento em tempo hábil

Depois:

• As integrações em toda a empresa melhoraram significativamente a eficiência do fluxo de trabalho, a geração de relatórios e a produtividade
• O aumento do acesso à informação aumentou a capacidade de agregar, analisar e melhorar a qualidade dos dados, levando a decisões de negócios mais informadas e, principalmente, a um melhor suporte à equipe em suas funções para fornecer atendimento a residentes e clientes
• Redução significativa na duplicação manual de dados e trabalho repetitivo
• Um dia de trabalho mais simplificado e produtivo para os funcionários significa que eles foram capazes de oferecer um nível mais alto de atendimento aos residentes e clientes

Solução

A integração e a automação dos principais sistemas e tarefas de negócios eliminaram o processamento manual demorado que frequentemente envolvia a duplicação e triplicação de dados

A organização via o Jitterbit como um meio de simplificar e automatizar muitos processos de negócios principais, com foco no gerenciamento de dados, para criar uma única fonte de verdade para cada um dos conjuntos de dados da organização que seria facilmente acessível a todos os funcionários em vários locais de maneira oportuna e eficiente.

“O suporte inicial do Jitterbit foi feito internamente em nossa organização com a ajuda do Jitterbit professional services”, diz Bradic. “Além disso, o Jitterbit PS foi usado para auxiliar na conexão dos primeiros endpoints, dado o nível de segurança exigido.”

“O Jitterbit de fato transformou a maneira como a organização trabalha, integrando diferentes sistemas e aplicativos e automatizando muitas tarefas. Por exemplo, ser capaz de extrair dados automaticamente de várias fontes não apenas melhorou a eficiência e a produtividade da equipe, mas também forneceu um nível de controle muito maior.

“Até o momento, o Jitterbit permitiu integrações envolvendo gerenciamento de atendimento, ERP/faturamento/compras, sistemas de pessoas, SQL Data Warehouse e compartilhamento de arquivos, compreendendo uma combinação de HTTP, SFTP e endpoints de banco de dados.

“A consistência e disponibilidade aprimoradas de dados clínicos e baseados em tempo não apenas ajudam a tomar melhores decisões de negócios; economias significativas de tempo permitiram que a equipe redirecionasse seu tempo e realizasse outras atividades que pudessem apoiar melhor as pessoas sob seus cuidados.

“O Jitterbit também ofereceu a melhor relação custo-benefício em termos de custo total de propriedade. Avaliamos vários outros sistemas e o Jitterbit demonstrou o melhor valor em termos de custo e alcance de nosso objetivo final. Tem sido fácil de configurar e implementar. Quando precisamos entrar em contato com o Suporte Jitterbit, sempre achamos que eles são receptivos e prestativos. É raro nossos problemas não serem resolvidos com a resposta inicial ou com uma ligação rápida para compartilhar nossas telas e solucionar problemas”, diz Bradic.

“O Jitterbit definitivamente afetou a produtividade de forma positiva. O processo de integração melhorou significativamente nossos relatórios em toda a empresa e, à medida que introduzimos mais automação e integração, a equipe está começando a pensar de maneira diferente sobre como fazer as coisas…”
– Kristin Bradic, gerente de desenvolvimento de soluções, Southern Cross Care Qld

Resultados e benefícios

Kristin Bradic, Gerente de Desenvolvimento de Soluções, Southern Cross Care Queensland afirma que o sucesso do projeto está diretamente relacionado com os benefícios que foram alcançados – entre eles ganhos significativos de produtividade, além de acesso aprimorado a informações oportunas e dados clínicos, o que, por sua vez, significou fluxo de trabalho e eficiências aprimorados , melhores decisões de negócios e equipe com melhor suporte na prestação de cuidados aos residentes e clientes.

“O Jitterbit permitiu que nossa equipe reduzisse o trabalho repetitivo e os riscos associados a várias entradas dos mesmos dados, como corrigir e verificar os dados que podem resultar de erro humano.

“O Jitterbit agora é amplamente usado em nossa organização e tornou-se uma prioridade em vários departamentos ao considerar maneiras de melhorar os processos. Há uma colaboração ativa entre nossa equipe de desenvolvimento, a empresa e (quando aplicável) os fornecedores de software para desenvolver a solução mais adequada.

“Também nos preparou para um futuro melhor, com flexibilidade de aplicação que expandirá significativamente o escopo do que podemos fazer no futuro”, disse Bradic.

Desde a conclusão bem-sucedida da integração, o SCCQ melhorou a produtividade em toda a empresa e obteve uma economia significativa de tempo, permitindo que a equipe redirecionasse seu tempo e realizasse atividades para oferecer melhor suporte às pessoas sob seus cuidados.