Por Greg Belkin, Diretor Sênior, Marketing de Produto
A automação do fluxo de trabalho pode parecer um pouco complicada. Em muitos casos, pode ser complicado de implementar. Não se preocupe. A idéia básica é simples. A automação do fluxo de trabalho é o design, implementação e automação de processos comuns usando regras pré-definidas para que tarefas, arquivos e dados sejam compartilhados entre sistemas e pessoas.
Em toda a sua organização, há muitas tarefas, documentos e informações que precisam se conectar para manter os negócios funcionando. Você pode ter pessoas fazendo esse trabalho ou pode automatizá-lo com tecnologia. Isso é automação do fluxo de trabalho: o processo de automatizar todas essas tarefas, documentos e dados para eliminar o tedioso trabalho manual.
Para encurtar a história, a automação do fluxo de trabalho significa menos trabalho, menos imprecisões e mais tempo para se concentrar no que é importante.
Compreendendo o básico: fluxos de trabalho automatizados
Para manter as coisas acontecendo do jeito que deveriam acontecer, você precisa estabelecer uma série de regras e declarações lógicas. Essas instruções if-then instruem os programas sobre quais ações executar, como e para onde mover as informações e a série adequada de tarefas a serem realizadas do início ao fim.
A automação do fluxo de trabalho pode assumir uma das duas formas: dinâmica ou estática. Um fluxo de trabalho dinâmico muda dependendo do contexto, determinando qual etapa é a melhor a ser executada. Por exemplo, um fluxo de trabalho dinâmico pode permitir que sua equipe acompanhe os leads examinando as perguntas dos clientes em seu site antes de adicionar informações relevantes ao seu sistema de CRM e enviar o lead à sua equipe de vendas. Em contraste, um fluxo de trabalho estático nunca muda suas etapas, mesmo que existam outras diferenças contextuais em torno dele. A geração de faturas é um ótimo exemplo de fluxos de trabalho estáticos, pois simplesmente permite que sua equipe de contas a receber crie e envie faturas automaticamente em um cronograma predeterminado.
O principal valor da automação do fluxo de trabalho é a eficiência, mas outros benefícios incluem a redução de erros de intervenção manual, aceleração de processos e liberação das pessoas para se concentrarem em outros trabalhos. Isso não apenas melhora a produtividade geral, mas também permite que os funcionários agreguem mais valor a tarefas mais complexas que exigem percepção humana.
É como ter um programa de computador tocando a batida básica e a música de fundo, enquanto músicos humanos tocam a melodia principal e os instrumentos mais difíceis - tudo isso com liberdade para improvisar.
Criando uma estratégia de automação de fluxo de trabalho
Então, por onde você começa e como você faz isso? Com vários tipos de automação disponíveis para lidar com uma variedade de tarefas de fluxo de trabalho, determinar uma estratégia de automação de fluxo de trabalho é fundamental para o seu sucesso. A primeira coisa a se fazer é pensar em quais processos são prioritários para a automação e quais motores estão mais bem equipados para suas necessidades. Existem algumas opções principais e elas podem até ser usadas em conjunto: um mecanismo de fluxo de trabalho e um mecanismo de regras de negócios.
Um mecanismo de fluxo de trabalho ajuda os usuários a automatizar seus fluxos de trabalho. Geralmente possui uma interface que qualquer pessoa pode usar para configurar uma série de tarefas que deseja automatizar. Pode até ter modelos pré-construídos para agilizar esse processo e minimizar o trabalho manual.
Um mecanismo de regras de negócios (BRE) opera com base em um conjunto de regras. Ele pode executar uma tarefa quando um determinado conjunto de critérios é atendido ou pode impedir que uma tarefa aconteça quando uma ou mais condições estiverem presentes. Essas regras devem ser estabelecidas no início, mas também podem ser adaptadas para mudar a maneira como o fluxo de trabalho automatizado se comporta.
Substituindo tarefas manuais por fluxos de trabalho digitais
Cada vez mais, as ferramentas de automação do fluxo de trabalho usam inteligência artificial para lidar com tarefas e tomar decisões, reduzindo ainda mais a necessidade de intervenção manual.
Há também a questão do que automatizar. Normalmente, você deseja se concentrar em fluxos de trabalho que se enquadram em um ou mais desses grupos:
- Tarefas que são repetitivas
- Tarefas que podem ser vulneráveis a erro humano
- Tarefas que possuem uma série de ações que poderiam ser mais eficientes
Qualquer fluxo de trabalho que seja categoricamente redundante, demorado ou suscetível a erro humano está pronto para automação. Mas antes de mergulhar, certifique-se de ter um bom design para o processo e objetivos de negócios claros para a automação. Caso contrário, você pode fazer muito trabalho sem um benefício claro no final. Com os KPIs implementados, você garantirá que sua automação agregue valor, não apenas a automação pela automação.
Hiperautomação do fluxo de trabalho
Quer ir além da automação do fluxo de trabalho? Correndo o risco de tentar correr antes de andar, há também a hiperautomação, que o Gartner reconheceu como uma Principais tendências tecnológicas estratégicas para 2022. Não é diferente da automação do fluxo de trabalho. É um uso coordenado dele, combinando os fundamentos da automação do fluxo de trabalho com outras tecnologias ou softwares, como inteligência artificial, aprendizado de máquina, plataforma de integração como serviço e outras ferramentas para adicionar um nível de sofisticação a diferentes fluxos de trabalho.
Essencialmente, é tirar o máximo proveito possível da automação. Para alcançar a hiperautomação com sucesso, você precisa de uma estratégia abrangente, das ferramentas e tecnologias certas e de um plano claro para garantir que todos saibam como usar a automação. Não, não é tão simples quanto automatizar um fluxo de trabalho que envia uma série de e-mails para quem se inscreve no seu newsletter.
Mas poderia render eficiências e oportunidades muito maiores. Por exemplo, você pode automatizar totalmente a maneira como comercializa os leads do site. Um fluxo de trabalho hiperautomatizado pode capturar dados de endereços IP de visitantes da Web, alimentá-los em uma plataforma de divulgação, identificar indivíduos relevantes, exibir anúncios para essas pessoas e até mesmo enviar uma série de e-mails de marketing para eles. Tudo com mínimo esforço manual.
Em vez de ter apenas um ou dois instrumentos em sua banda, você tem uma orquestra inteira que pode tocar as belas melodias que a automação pode oferecer. Em outras palavras, é como você pode realmente rock your workflow.
Quer saber mais sobre a automação do fluxo de trabalho e como ela ajuda os funcionários? Leia a segunda parte do nosso blog série aqui.
