O que é Electronic Data Interchange (EDI)?

Originally published June 7, 2022

De acordo com as Insights de negócios da Fortune, the Electronic Data Interchange (EDI) market is growing steadily around the world, with its global value projected to hit $4B by 2029. This isn’t surprising—EDI desempenha um papel fundamental na facilitação da experiência omnicanal perfeita que os clientes de hoje esperam.

Para aqueles que estão nos estágios iniciais de busca por um Solução EDI, compilamos respostas para algumas das perguntas mais comuns sobre o aproveitamento de sistemas EDI em suas operações comerciais para minimizar a entrada manual de dados, agilizar processos comerciais e aumentar a eficiência.

O que é EDI?

Intercâmbio eletrônico de dados (EDI) é um protocolo comum para compartilhamento de informações entre um fornecedor e um varejista que vende os produtos desse fornecedor. No contexto empresarial, os sistemas EDI automatizam a tradução dos dados para um formato padronizado durante a troca de dados entre as duas partes.

Um sistema EDI facilita a troca de documentos eletrônicos entre computadores, garantindo transações comerciais mais rápidas e eficientes e melhorando a troca geral de dados.

Como funciona o EDI?

Exchanging data via EDI involves three main components: document standardization, data mapping, and data transmission.

EDI Documents

EDI documents are the standardized digital versions of common business documents. These standardized document types ensure that the data transferred between businesses is accurate, even if they structure their internal data differently. For example, EDI 850 is the standard format for Purchase Orders—if one company labels a field as “Item ID” and another calls it “Product Code,” the standardized EDI format maps both to the correct place so that it’s easily understood by both sides of the transaction.

The most frequently exchanged EDI documents include purchase orders and acknowledgments, invoices, product activity data, advance ship notices, and other business transactions.

See a complete list of EDI document types

Mapeamento e transformação de dados

The process of converting a business’ internal data into a standardized EDI document is called data mapping. Information from internal systems, like ERPs and accounting tools, is matched to the corresponding field in the appropriate EDI format, based on predefined rules. Depending on the EDI software being used, these rules can be configured through visual mapping tools, scripts, or prebuilt templates.

Data mapping doesn’t just involve moving data around—EDI systems also transform the data, changing how things like dates and product codes are formatted to match EDI standards.

Transmissão de dados

Once the data is reformatted, the last step is sending the EDI document to its destination. Because EDI documents can contain sensitive business and customer information, they’re transmitted using secure communication protocols like AS2, SFTP, or VAN.

The recipient’s EDI system automatically processes the document, checks for errors, and responds to acknowledge that it was delivered successfully.

Example EDI System Workflow

A common EDI system workflow may look like this:

1. Um varejista envia à sua empresa uma ordem de compra (PO) EDI que vai para seus sistemas de computador ERP/contabilidade.
2. Você responde com uma confirmação EDI, informando ao varejista que o pedido de compra será atendido.
3. Você envia um aviso de envio antecipado (ASN) EDI contendo informações sobre o que será enviado, quando, por quem e muito mais.
4. Seu departamento de remessa embala o produto em contêineres ou paletes, dependendo de como o fornecedor/varejista deseja que você envie o produto e para onde.
5. Você envia uma fatura EDI ao varejista, reduzindo ainda mais a necessidade de entrada manual de dados e substituindo os tradicionais documentos em papel.
6. A equipe de contabilidade do varejista gerará e enviará a você um documento de aviso de remessa EDI.

What Are the Benefits of EDI?

With EDI, back-and-forth transactions between retailers and suppliers happen electronically. That means Costco can track purchase orders, ASNs, invoices, and inventory—all without calling your warehouse. The ability to exchange documents via EDI comes with a wide range of benefits, including:

• Eliminando a necessidade de documentos em papel e entrada manual de dados
• Aumentando a eficiência por meio da automação de transações e troca de documentos comerciais
• Reduzindo o custo por documento em 90% em comparação com o processamento manual
• Diminuindo geral custos de transação comercial em até 35%
• Redução de erros transacionais em até 40%
• Acelerando o tempo do ciclo do pedido ao pagamento em mais de 20%

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