Como Implementar o EDI.
Se você leu o nosso “O que é EDI?” blog, você pode ficar intrigado sobre como seu company pode obter o benefícios do EDI. A implementação da integração EDI é um investimento estratégico que pode ajudá-lo a se manter competitivo, melhorar as relações com fornecedores e criar uma melhor experiência para o cliente.
Vamos nos aprofundar em como você pode implementar o EDI em sua organização.
O que são padrões EDI?
Os padrões EDI foram estabelecidos décadas atrás para definir um conjunto genérico e repetível de espaços reservados para dados estruturados (dados que residem em um campo fixo dentro de um registro) e regras para a criação de documentos comerciais comuns. Esses documentos incluem, mas não estão limitados a, ordens de compra, faturas e avisos de remessa em formato eletrônico.
A principal razão para a criação desses padrões foi ajudar as empresas a evitar gastar tempo e recursos valiosos definindo os layouts de documentos comerciais comuns. O resultado final para as empresas é uma redução nos custos de integração de documentos eletrônicos e um processo mais eficiente de configuração dos componentes de integração. A definição dos padrões EDI é um processo contínuo, pois os requisitos de negócios são refinados e estendidos e, portanto, devem ser registrados em uma linguagem de definição de dados comum.
Há uma grande variedade de padrões EDI específicos do setor que possuem convenções específicas para uma região. Por exemplo, ANSI X12 é o padrão norte-americano, EDIFACT é o padrão europeu e existem muitos outros. Os conjuntos de transações podem ser X12 4010 que contém os diferentes documentos (PO, Fatura, Aviso de Embarque etc.).
Como iniciar e implementar a integração EDI?
Uma vez que você company e seu parceiro comercial decidir que você deseja realizar negócios usando EDI, existem algumas etapas gerais que você pode seguir para iniciar o processo:
- Obtenha o Guia de Implementação EDI de seu parceiro comercial. Isso definirá como os documentos comerciais eletrônicos selecionados serão estruturados.
- Adquira um software EDI que inclua mapas de documentos e um tradutor. Este software é usado para transformar os dados do seu sistema de contabilidade (ou seja, pedidos, remessas, etc.) no layout solicitado/exigido pelo seu parceiro comercial.
- Assim que este software estiver configurado, você e seu parceiro comercial normalmente começarão a testar as trocas de documentos.
- Comunique-se com seu parceiro comercial para determinar como seus documentos EDI podem ser trocados. Os métodos mais comuns são via Internet EDI, uma Rede de Valor Agregado (VAN) ou transferência direta de documentos eletrônicos ponto a ponto. A solução Jitterbit eiCloud usa Internet EDI como o principal método de troca de documentos de negócios com parceiros comerciais. Também podemos trocar documentos com VANs como interconexões.
- Realize uma série de testes com seu provedor de soluções EDI para verificar se seu software funciona corretamente e se seu parceiro comercial recebe os documentos corretamente.
- Execute o processamento paralelo de documentos onde você ainda envia e recebe seus documentos em papel com seu parceiro comercial.
- Eventualmente, desligue a troca de documentos comerciais em papel. Você notará uma grande redução nos custos de processamento de documentos, aumento dramático na precisão dos dados, velocidade na troca de documentos comerciais, fluxos de caixa aprimorados, erros de processamento reduzidos e aumento nos níveis de atendimento ao cliente.
Como funciona a troca EDI?
Vamos dar um exemplo simples de um varejista e fornecedor configurando o EDI. O relacionamento agora está estabelecido e o varejista envia um pedido de compra que será recebido pelo software EDI (como o fornecido pelo eiCloud da Jitterbit). Ele seria então validado e uma confirmação seria enviada de volta ao remetente. O receptor agora teria visibilidade do PO. Após a conclusão desse processo, outras opções ficam disponíveis, como usar o software EDI para transformar e importar o documento para um sistema de contabilidade ou converter o pedido em uma fatura para enviar de volta ao varejista (após o atendimento do pedido).
Em resumo, o EDI substitui a troca de papel e maximiza a eficiência da consistência eletrônica. Como você utiliza a eficiência depende de você, integrando esses documentos em seus processos diários.
