Hva er elektronisk datautveksling (EDI)?

Opprinnelig publisert 7. juni 2022

Ifølge Fortune Business Insights, markedet for elektronisk datautveksling (EDI) vokser jevnt over hele verden, og den globale verdien forventes å nå 4 milliarder dollar innen 2029. Dette er ikke overraskende –EDI spiller en avgjørende rolle i å legge til rette for den sømløse omnikanal-opplevelsen som dagens kunder forventer.

For de som er i spedbarnsstadiet med å se nærmere på en EDI-løsning, har vi samlet svar på noen av de vanligste spørsmålene om bruk av EDI-systemer for virksomheten din for å minimere manuell datainntasting, strømlinjeforme forretningsprosesser og forbedre effektiviteten.

Hva er EDI?

Elektronisk datautveksling (EDI) er en felles protokoll for informasjonsdeling mellom en leverandør og en forhandler som selger denne leverandørens produkter. I forretningssammenheng automatiserer EDI-systemer oversettelsen av dataene til et standardisert format under datautveksling mellom de to partene.

Et EDI-system forenkler datamaskin-til-datamaskin-utveksling av elektroniske dokumenter, sikrer raskere og mer effektive forretningstransaksjoner og forbedrer den generelle datautvekslingen.

Hvordan fungerer EDI?

Datautveksling via EDI involverer tre hovedkomponenter: dokumentstandardisering, datakartlegging og dataoverføring.

EDI-dokumenter

EDI-dokumenter er standardiserte digitale versjoner av vanlige forretningsdokumenter. Disse standardiserte dokumenttypene sikrer at dataene som overføres mellom bedrifter er nøyaktige, selv om de strukturerer sine interne data annerledes. For eksempel er EDI 850 standardformatet for bestillinger – hvis ett selskap merker et felt som «Vare-ID» og et annet kaller det «Produktkode», tilordner det standardiserte EDI-formatet begge til riktig sted, slik at det er lett å forstå for begge sider av transaksjonen.

De mest utvekslede EDI-dokumentene inkluderer bestillinger og bekreftelser, fakturaer, produktaktivitetsdata, forhåndsvarsler om forsendelse og andre forretningstransaksjoner.

Se en fullstendig liste over EDI-dokumenttyper

Datakartlegging og transformasjon

Prosessen med å konvertere en bedrifts interne data til et standardisert EDI-dokument kalles datakartlegging. Informasjon fra interne systemer, som ERP-er og regnskapsverktøy, matches med det tilsvarende feltet i riktig EDI-format, basert på forhåndsdefinerte regler. Avhengig av EDI-programvaren som brukes, kan disse reglene konfigureres gjennom visuelle kartleggingsverktøy, skript eller forhåndsbygde maler.

Datakartlegging innebærer ikke bare å flytte data rundt – EDI-systemer transformerer også dataene, og endrer hvordan ting som datoer og produktkoder formateres for å samsvare med EDI-standarder.

Datatransmisjon

Når dataene er formatert på nytt, er det siste trinnet å sende EDI-dokumentet til destinasjonen. Fordi EDI-dokumenter kan inneholde sensitiv forretnings- og kundeinformasjon, overføres de ved hjelp av sikre kommunikasjonsprotokoller som AS2, SFTP eller VAN.

Mottakerens EDI-system behandler dokumentet automatisk, sjekker for feil og svarer for å bekrefte at det ble levert.

Eksempel på EDI-systemarbeidsflyt

En vanlig EDI-systemarbeidsflyt kan se slik ut:

1. En forhandler sender din bedrift en EDI-innkjøpsordre (PO) som går inn i dine ERP/regnskapsdatasystemer.
2. Du svarer med en EDI-bekreftelse som gir forhandleren beskjed om at innkjøpsordren vil bli oppfylt.
3. Du sender en EDI forhåndssendingsmelding (ASN) som inneholder informasjon om hva som skal sendes, når, av hvem og mer.
4. Fraktavdelingen din pakker produktet i containere eller paletter avhengig av hvordan leverandøren/forhandleren vil at du skal sende produktet og hvor.
5. Du sender en EDI-faktura til forhandleren, noe som reduserer behovet for manuell datainntasting ytterligere og erstatter tradisjonelle papirdokumenter.
6. Forhandlerens regnskapsteam vil generere og sende deg et EDI-remitteringsråd.

Hva er fordelene med EDI?

Med EDI skjer frem-og-tilbake-transaksjoner mellom forhandlere og leverandører elektronisk. Det betyr at Costco kan spore bestillinger, varenummer, fakturaer og varelager – alt uten å ringe lageret ditt. Muligheten til å utveksle dokumenter via EDI kommer med en rekke fordeler, inkludert:

• Eliminerer behovet for papirdokumenter og manuell dataregistrering
• Øk effektiviteten gjennom transaksjonsautomatisering og utveksling av forretningsdokumenter
• Reduser kostnaden per dokument med 90 % sammenlignet med manuell behandling
• Avtagende totalt sett forretningstransaksjonskostnader med opptil 35 %
• Reduserer transaksjonsfeil med opptil 40 %
• Gir mer enn 20 % raskere syklustid for ordre-til-kontanter

E-bok: Den komplette guiden til EDI

Vil du lære mer om hvordan moderne bedrifter bruker EDI? Last ned vår gratis e-bok. Den komplette guiden til EDI, for å lære:

• Hvorfor EDI fortsatt er grunnlaget for handel, selv etter 40 år
• Slik ser en typisk EDI-transaksjon ut, trinn for trinn
• De vanligste utfordringene ved utrulling av EDI
• Hvordan Jitterbit leverer en bransjeledende EDI-opplevelse
• Og mer

Få den komplette guiden til EDI

Komme i gang med EDI

Jitterbit EDI tilbyr én enkelt plattform for å sette opp og administrere handelspartnere og transaksjoner. Med nesten to tiår med erfaring innen detaljhandel har vi jobbet med leverandører i alle størrelser på tvers av en rekke bransjer. Vårt verdiskapende nettverk (VAN) huser tusenvis av handelspartnere, inkludert Amazon, Target, Walmart og flere. Andre fordeler med Jitterbit EDI-integrasjon løsninger inkluderer:

Automatisert toveis dataflyt.

Vår integrasjonsplattform i bedriftsklassen sender data toveis mellom handelspartnerne dine og ditt ERP- eller regnskapssystem på administrasjonssiden. Dette sparer deg tid samtidig som det hjelper deg med å overholde strenge EDI-standarder og -krav for detaljhandel.

Bekymringsfrie tilkoblinger på tvers av plattformer.

Vår skybaserte EDI-løsning kan enkelt koble e-handel, CRM og andre forretningskritiske systemer til din eksisterende integrasjonsstack.

Fleksibel, fremtidssikret integrasjon.

Enten det er e-handelsordrer, elektronisk datautveksling, EDI-dokumenter eller CRM-oppdateringer, behandler plattformen vår dataelementer med letthet, og eliminerer behovet for manuell dataregistrering. Når du trenger å legge til et nytt forretningssystem eller EDI-forhandler, er din integrerte EDI-løsning klar til å skalere.