Hoe een ouderenzorgorganisatie de efficiëntie verbeterde voor een personeelsbestand van meer dan 1.000 medewerkers

Achtergrond

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) is een non-profitorganisatie die meer dan 40 jaar geleden werd opgericht door de Knights of the Southern Cross, een Australische organisatie van katholieke leken, om medelevende zorg te bieden aan onze ouder wordende bevolking.

SCCQ heeft meer dan 1.000 medewerkers in dienst die diensten verlenen aan meer dan 2.200 mensen in heel Queensland, waaronder 13 woonzorgcentra voor ouderen home’s, vijf bejaardentehuizen en gemeenschaps- en home-zorgdiensten die 1.100 cliënten ondersteunen bij hun home.

Uitdaging

“Veelvormig en geografisch verspreid, led the organisatie onder inefficiënties, waaronder duplicatie en triplicatie van routinetaken zoals handmatige gegevensinvoer.”

Meerdere websites, activiteiten en systemen waren afhankelijk van de handmatige verwerking van gegevens. Dit betekende vaak dat medewerkers gegevens dubbel moesten invoeren, wat ten ging koste van hun productiviteit en de kans op menselijke fouten vergrootte.

SCCQ wilde routinematige, inefficiënte taken verminderen, zoals het meerdere keren invoeren van gegevens, de efficiëntie en productiviteit aanzienlijk verbeteren en meer bedrijfswaarde halen uit bestaande IT-middelen om het personeel dat werkzaam is in verschillende operationele stromen en in klinische, administratieve en ondersteunende rollen op locaties beter te ondersteunen.

“Om repeterende taken te elimineren, moesten we efficiënter te werk gaan en we wisten dat dit zou worden bereikt door onze systemen en oplossingen te automatiseren en te integreren”, zegt Kristin Bradic, Solutions Development Manager bij SCCQ.

“We wilden meer doen met wat we hadden, en Jitterbit voldeed aan al onze wensen. Naast het potentieel om de administratie te stroomlijnen en inefficiënties binnen de hele organisatie te verminderen, bood het ook de beste waarde voor ons geld in termen van totale eigendomskosten voor onze organisatie. Bovendien is het gebruiksvriendelijk, veilig en zijn er kant-en-klare connectors beschikbaar,” zei Kristin.

Verbeterde efficiëntie om meer waarde te halen uit bestaande assets

Het belangrijkste doel was het verbeteren van de efficiëntie en productiviteit door handmatige, repetitieve taken zoals gegevensinvoer te automatiseren, en daardoor meer bedrijfswaarde te halen uit de bestaande medewerkers en IT-middelen van de organisatie, door hun tijd vrij te maken om zich te concentreren op waardvollere bedrijfstaken en zorg.

“Ons doel is om gemeenschappen te laten groeien waar mensen hun beste leven kunnen leiden. Om dat te bereiken moesten we efficiënter worden door onze systemen en oplossingen te automatiseren en te integreren, en zo taken met weinig waarde en repetitieve taken zoveel mogelijk te elimineren”, zegt Bradić.

Vooraf:

• Uiteenlopende datasets op verschillende locaties. Een grote afhankelijkheid van handmatige verwerking; dubbel en zelfs drievoudig werk was gebruikelijk binnen de organisatie – wat leidde tot verspilde tijd en een lagere productiviteit
• Minimale samenwerking tussen verschillende bedrijfsstromen en servicegebieden binnen de organisatie en geen enkel overzicht van de organisatie – om de algehele efficiëntie te kunnen verbeteren
• Geen enkele bron van waarheid voor elke dataset – wat leidde tot inefficiënties en herhaling
• Geen automatisering van nulmetingsgegevens en rapportage om inefficiënties te verhelpen en op tijd zorg te verlenen

Na:

• Integraties binnen het bedrijf hebben de workflow-efficiëntie, de rapportage en de productiviteit aanzienlijk verbeterd
• Toeg 보다 grotere toegang tot informatie heeft het vermogen vergroot om gegevens te aggreneren, analyseren en de kwaliteit ervan te verbeteren, wat heeft geleid tot beter onderbouwde zakelijke beslissingen en, belangrijker nog, tot een betere ondersteuning van medewerkers in hun rol bij het verlenen van zorg aan bewoners en cliënten.
• Aanzienlijke vermindering van handmatige gegevensduplicatie en repetitief werk
• Een eenvoudigere, meer gestroomlijnde en productievere werkdag voor het personeel betekende dat zij een hoger zorgniveau konden leveren aan bewoners en cliënten

Oplossing

De integratie en automatisering van belangrijke bedrijfssystemen en -taken elimineerde tijdrovende handmatige verwerking waarbij gegevens vaak dubbel en trippel werden ingevoerd

De organisatie beschouwde Jitterbit als een middel om veel kernbedrijfsprocessen te stroomlijnen en te automatiseren, met een focus op gegevensbeheer, om één enkele bron van waarheid te creëren voor elke dataset van de organisatie die gemakkelijk toegankelijk zou zijn voor al het personeel op verschillende locaties op een tijd efficiënte en doeltreffende manier.

“De eerste implementatie van Jitterbit vond intern binnen onze organisatie plaats, met ondersteuning van Jitterbit professional services,” aldus Bradic. “Daarnaast werd Jitterbit PS ingezet om de eerste eindpunten aan te sluiten, gezien het vereiste beveiligingsniveau.”

“Jitterbit heeft in feite de werkwijze van de organisatie getransformeerd door verschillende systemen en applicaties te integreren en veel taken te automatiseren. Het automatisch kunnen extraheren van gegevens uit verschillende bronnen heeft bijvoorbeeld niet alleen de efficiëntie en productiviteit van het personeel verbeterd, maar heeft ook geleid tot een veel hoger niveau van controle.

“Tot op heden heeft Jitterbit integraties mogelijk gemaakt met betrekking tot zorgbeheer, ERP/facturering/inkoop, personeelssystemen, SQL-datawarehouses en bestandsshares, bestaande uit een combinatie van HTTP-, SFTP- en database-eindpunten.

“De verbeterde consistentie en beschikbaarheid van tijdgedreven en klinische gegevens helpen niet alleen bij het nemen van betere zakelijke beslissingen; aanzienlijke tijdsbesparingen hebben het personeel in staat gesteld hun tijd ergপন্থra te besteden aan andere activiteiten die de mensen in hun zorg beter kunnen ondersteunen.

“Jitterbit bood bovendien de beste prijs-kwaliteitverhouding in termen van total cost of ownership. We hebben een aantal andere systemen geëvalueerd en Jitterbit toonde de meeste waarde qua kosten en het bereiken van ons uiteindelijke doel. Het is eenvoudig op te zetten en te implementeren. Wanneer we contact moesten opnemen met de ondersteuning van Jitterbit, vonden we ze altijd reageren en behulpzaam. Het komt zelden voor dat onze problemen niet worden opgelost met de eerste reactie of met een snel telefoontje om onze schermen te delen en problemen op te lossen,” zegt Bradic.

Jitterbit heeft de productiviteit absoluut op een positieve manier beïnvloed. Het integratieproces heeft onze rapportage in de hele organisatie aanzienlijk verbeterd, en naarmate we meer automatisering en integratie introduceren, beginnen medewerkers anders na te denken over hoe ze dingen aanpakken...”
Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Qld

Resultaten & Voordelen

Kristin Bradic, Solutions Development Manager bij Southern Cross Care Queensland, stelt dat het succes van het project direct samenhangt met de gerealiseerde voordelen – waaronder aanzienlijke productiviteitswinsten en een verbeterde toegang tot tijdige informatie en klinische gegevens, wat op zijn beurt heeft gezorgd voor verbeterde workflows en efficiëntie, betere zakelijke beslissingen en beter ondersteunde medewerkers bij het verlenen van zorg aan bewoners en cliënten.

“Jitterbit heeft ons personeel in staat gesteld om repetitief werk te verminderen en de risico's te beperken die gepaard gaan met het meerdere keren invoeren van dezelfde gegevens, zoals het corrigeren en verifiëren van gegevens als gevolg van menselijke fouten.

“Jitterbit wordt nu binnen onze hele organisatie veel gebruikt en het staat inmiddels bij verschillende afdelingen centraal bij het overwegen van manieren om processen te verbeteren. Er is actieve samenwerking tussen ons ontwikkelingsteam, de business en (indien van toepassing) softwareleveranciers om de meest geschikte oplossing te ontwikkelen.

“Het heeft ons ook klaargestoomd voor een betere toekomst, met flexibiliteit in toepassingen die de reikwijdte van wat we in de toekomst kunnen doen aanzienlijk zal vergroten,” zei Bradic.

Sinds de succesvolle afronding van de integratie heeft SCCQ de productiviteit in het hele bedrijf verbeterd en een aanzienlijke tijdsbesparing gerealiseerd, waardoor medewerkers hun tijd beter kunnen inzetten voor activiteiten ter ondersteuning van de mensen onder hun zorg.