Hoe een ouderenzorgorganisatie de efficiëntie verbeterde voor een personeelsbestand van 1,000+

Achtergrond

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) is een non-profitorganisatie die ruim 40 jaar geleden werd opgericht door de Knights of the Southern Cross, een Australische organisatie van katholieke leken, om onze vergrijzende bevolking liefdevolle zorg te bieden.

SCCQ heeft meer dan 1,000 medewerkers in dienst die diensten verlenen aan meer dan 2,200 mensen in heel Queensland, waaronder 13 residentiële ouderenzorg homes, vijf pensioneringsdorpen evenals gemeenschap en home zorgdiensten die 1,100 cliënten ondersteunen in hun home.

Uitdaging

“De organisatie was veelzijdig en geografisch verspreid en had last van inefficiënties, waaronder duplicatie en triplicatie van routinematige taken zoals handmatige gegevensinvoer.”

Meerdere sites, activiteiten en systemen vertrouwden op de handmatige verwerking van gegevens. Dit betekende vaak een herhaling van gegevensinvoertaken voor personeelsleden, wat hun productiviteit beïnvloedde en het risico op menselijke fouten verhoogde.

SCCQ trachtte routinematige taken die inefficiënt waren, zoals meerdere gegevensinvoer, te verminderen en de efficiëntie en productiviteit aanzienlijk te verbeteren en meer zakelijke waarde te halen uit bestaande IT-middelen om personeel dat in verschillende operationele stromen en in klinische, administratieve en ondersteunende functies opereert, beter te ondersteunen. sites.

"Om repetitieve taken te elimineren, moesten we efficiënter zijn en we wisten dat dit zou worden bereikt door onze systemen en oplossingen te automatiseren en te integreren", zegt Kristin Bradic, SCCQ's Solutions Development Manager.

"We wilden meer doen met wat we hadden, en Jitterbit voldeed aan al onze eisen. Naast het potentieel om de bedrijfsvoering te stroomlijnen en inefficiënties in de hele organisatie te verminderen, bood het ook de beste prijs-kwaliteitverhouding in termen van totale eigendomskosten voor onze organisatie. Bovendien is het eenvoudig te gebruiken, veilig en zijn er reeds bestaande connectoren beschikbaar", aldus Kristin.

Verbeterde efficiëntie om meer waarde uit bestaande activa te halen

Het hoofddoel was om de efficiëntie en productiviteit te verbeteren door handmatige, repetitieve taken zoals gegevensinvoer te automatiseren en zo meer bedrijfswaarde te halen uit het bestaande personeel en de IT-middelen van de organisatie, door hen tijd te geven om zich te richten op waardevollere bedrijfstaken en zorg.

“Ons doel is om gemeenschappen te laten groeien waar mensen hun beste leven kunnen leiden. Om dat te bereiken moesten we efficiënter te werk gaan door onze systemen en oplossingen te automatiseren en te integreren, waarbij we laagwaardige en repetitieve taken zoveel mogelijk elimineren”, zegt Bradic.

Vooraf:

• Disparate datasets gehuisvest op verschillende locaties. Een sterke afhankelijkheid van handmatige verwerking; duplicatie en zelfs verdrievoudiging van taken was gebruikelijk in de hele organisatie, wat tijdverspilling en lagere productiviteit betekent
• Minimale samenwerking tussen verschillende bedrijfsstromen en servicegebieden in de hele organisatie en geen enkel overzicht van de organisatie – om de algehele efficiëntie te kunnen verbeteren
• Geen enkele bron van waarheid voor elke dataset - wat leidde tot inefficiënties en herhaling
• Geen automatisering van basisgegevens en rapportage om inefficiënties te verbeteren en zorg tijdig te leveren

Na:

• Integraties in het hele bedrijf hebben de efficiëntie van de workflow, rapportage en productiviteit aanzienlijk verbeterd
• Een grotere toegang tot informatie heeft de mogelijkheid vergroot om gegevens te verzamelen, te analyseren en de kwaliteit ervan te verbeteren, wat heeft geleid tot beter geïnformeerde zakelijke beslissingen en, belangrijker nog, tot een betere ondersteuning van het personeel in hun rol om zorg voor bewoners en cliënten te verlenen
• Aanzienlijke vermindering van handmatige duplicatie van gegevens en repetitief werk
• Een eenvoudigere, meer gestroomlijnde en productieve werkdag voor het personeel betekent dat ze een hoger niveau van zorg kunnen bieden aan bewoners en cliënten

Het resultaat

Integratie en automatisering van belangrijke bedrijfssystemen en -taken maakte een einde aan tijdrovende handmatige verwerking, waarbij vaak gegevens moesten worden gedupliceerd en verdrievoudigd

De organisatie zag Jitterbit als een manier om veel belangrijke bedrijfsprocessen te stroomlijnen en te automatiseren, met een focus op gegevensbeheer. Zo kon er één bron van waarheid worden gecreëerd voor elke dataset van de organisatie, die voor alle medewerkers op verschillende locaties op een tijdige en efficiënte manier eenvoudig toegankelijk zou zijn.

"De eerste standup van Jitterbit werd intern in onze organisatie gedaan met assistentie van Jitterbit professional services", zegt Bradic. "Daarnaast werd Jitterbit PS gebruikt om te helpen bij het verbinden van de eerste endpoints, gezien het vereiste beveiligingsniveau."

“Jitterbit heeft in feite de manier waarop de organisatie werkt getransformeerd door verschillende systemen en applicaties te integreren en veel taken te automatiseren. Bijvoorbeeld, het automatisch kunnen extraheren van data uit een aantal bronnen heeft niet alleen de efficiëntie en productiviteit van het personeel verbeterd, maar heeft ook een veel hoger niveau van controle opgeleverd.

“Tot op heden heeft Jitterbit integraties mogelijk gemaakt met zorgbeheer, ERP/facturering/inkoop, People Systems, SQL Data Warehouse en File Share, bestaande uit een combinatie van HTTP, SFTP en database-eindpunten.

“De verbeterde consistentie en beschikbaarheid van tijdgestuurde en klinische gegevens helpt niet alleen om betere zakelijke beslissingen te nemen; aanzienlijke tijdsbesparingen hebben het personeel in staat gesteld hun tijd anders in te delen en andere activiteiten te ondernemen die de mensen onder hun hoede beter kunnen ondersteunen.

“Jitterbit bood ook de beste prijs-kwaliteitverhouding in termen van totale eigendomskosten. We hebben een aantal andere systemen geëvalueerd en Jitterbit toonde de beste waarde in termen van kosten en het bereiken van ons uiteindelijke doel. Het was eenvoudig op te zetten en te implementeren. Wanneer we contact moesten opnemen met Jitterbit Support, hebben we altijd gemerkt dat ze responsief en behulpzaam waren. Het komt zelden voor dat onze problemen niet worden opgelost met de eerste reactie of met een snel telefoontje om onze schermen te delen en het probleem op te lossen”, zegt Bradic.

Jitterbit heeft de productiviteit absoluut op een positieve manier beïnvloed. Het integratieproces heeft onze rapportage in het hele bedrijf aanzienlijk verbeterd en naarmate we meer automatisering en integratie introduceren, beginnen medewerkers anders te denken over hoe ze dingen doen…”
Kristin Bradic, Manager Oplossingenontwikkeling, Southern Cross Care Qld

Resultaten & Voordelen

Kristin Bradic, Solutions Development Manager bij Southern Cross Care Queensland, stelt dat het succes van het project direct samenhangt met de gerealiseerde voordelen. Denk hierbij aan aanzienlijke productiviteitswinst en verbeterde toegang tot actuele informatie en klinische gegevens. Dit heeft op zijn beurt geleid tot een verbeterde workflow en efficiëntie, betere zakelijke beslissingen en beter ondersteund personeel bij het leveren van zorg aan bewoners en cliënten.

“Jitterbit heeft ons personeel in staat gesteld om repetitief werk en de risico's die gepaard gaan met meerdere invoer van dezelfde gegevens, zoals het corrigeren en verifiëren van de gegevens die het gevolg kunnen zijn van menselijke fouten, te verminderen.

“Jitterbit wordt nu veel gebruikt binnen onze organisatie en het is een speerpunt geworden bij verschillende afdelingen bij het overwegen van manieren om processen te verbeteren. Er wordt actief samengewerkt tussen ons ontwikkelteam, de business en (indien van toepassing) softwareleveranciers om de meest geschikte oplossing te ontwikkelen.

"Het heeft ons ook voorbereid op een betere toekomst, met toepassingsflexibiliteit die de reikwijdte van wat we in de toekomst kunnen doen aanzienlijk zal uitbreiden", aldus Bradic.

Sinds de succesvolle voltooiing van de integratie heeft SCCQ de productiviteit in het hele bedrijf verbeterd en aanzienlijke tijdsbesparingen gerealiseerd, waardoor het personeel hun tijd kan besteden en activiteiten kan ondernemen om de mensen onder hun hoede beter te ondersteunen.