Hoe een ouderenzorgorganisatie de efficiëntie verbeterde voor een personeelsbestand van 1,000+

Integratie en automatisering van belangrijke bedrijfssystemen bespaarde talloze uren per maand door handmatige verwerking en duplicatie van taken te elimineren

Hoe een vooraanstaande Australische organisatie voor ouderenzorg de efficiëntie en productiviteit verbeterde door handmatige, repetitieve taken te automatiseren om meer zakelijke waarde te halen uit het bestaande personeel en de IT-middelen van de organisatie

Achtergrond

Southern Cross Care Queensland (SCCQ) is een organisatie zonder winstoogmerk die meer dan 40 jaar geleden is opgericht door de Ridders van het Zuiderkruis, een Australië-brede organisatie van katholieke leken, om compassievolle zorg te bieden aan onze vergrijzende bevolking.

SCCQ heeft meer dan 1,000 medewerkers in dienst die diensten verlenen aan meer dan 2,200 mensen in heel Queensland, waaronder 13 residentiële ouderenzorg homes, vijf pensioneringsdorpen evenals gemeenschap en home zorgdiensten die 1,100 cliënten ondersteunen in hun home.

Uitdaging

"De organisatie was veelzijdig en geografisch verspreid en leed onder inefficiëntie, waaronder dubbele en driedubbele routinetaken, zoals handmatige gegevensinvoer."

Meerdere sites, activiteiten en systemen vertrouwden op de handmatige verwerking van gegevens. Dit betekende vaak een herhaling van gegevensinvoertaken voor personeelsleden, wat hun productiviteit beïnvloedde en het risico op menselijke fouten verhoogde.

SCCQ trachtte routinematige taken die inefficiënt waren, zoals meerdere gegevensinvoer, te verminderen en de efficiëntie en productiviteit aanzienlijk te verbeteren en meer zakelijke waarde te halen uit bestaande IT-middelen om personeel dat in verschillende operationele stromen en in klinische, administratieve en ondersteunende functies opereert, beter te ondersteunen. sites.

"Om repetitieve taken te elimineren, moesten we efficiënter zijn en we wisten dat dit zou worden bereikt door onze systemen en oplossingen te automatiseren en te integreren", zegt Kristin Bradic, SCCQ's Solutions Development Manager.

“We wilden meer doen met wat we hadden, en Jitterbit voldeed aan al onze eisen. Naast het potentieel om operaties te stroomlijnen en inefficiënties in de hele organisatie te verminderen, bood het ook de beste prijs-kwaliteitverhouding in termen van totale eigendomskosten voor onze organisatie. Bovendien is het gebruiksvriendelijk, veilig en zijn er reeds bestaande connectoren beschikbaar”, aldus Kristin.

Verbeterde efficiëntie om meer waarde uit bestaande activa te halen

Het belangrijkste doel was om de efficiëntie en productiviteit te verbeteren door handmatige, repetitieve taken zoals gegevensinvoer te automatiseren en zo meer zakelijke waarde te halen uit het bestaande personeel en de IT-middelen van de organisatie, door hun tijd vrij te maken om zich te concentreren op waardevollere zakelijke taken en zorg.

“Ons doel is om gemeenschappen te laten groeien waar mensen hun beste leven kunnen leiden. Om dat te bereiken moesten we efficiënter te werk gaan door onze systemen en oplossingen te automatiseren en te integreren, waarbij we laagwaardige en repetitieve taken zoveel mogelijk elimineren”, zegt Bradic.

Vooraf:

• Disparate datasets gehuisvest op verschillende locaties. Een sterke afhankelijkheid van handmatige verwerking; duplicatie en zelfs verdrievoudiging van taken was gebruikelijk in de hele organisatie, wat tijdverspilling en lagere productiviteit betekent
• Minimale samenwerking tussen verschillende bedrijfsstromen en servicegebieden in de hele organisatie en geen enkel overzicht van de organisatie – om de algehele efficiëntie te kunnen verbeteren
• Geen enkele bron van waarheid voor elke dataset - wat leidde tot inefficiënties en herhaling
• Geen automatisering van basisgegevens en rapportage om inefficiënties te verbeteren en zorg tijdig te leveren

Na:

• Integraties in het hele bedrijf hebben de efficiëntie van de workflow, rapportage en productiviteit aanzienlijk verbeterd
• Een grotere toegang tot informatie heeft de mogelijkheid vergroot om gegevens te verzamelen, te analyseren en de kwaliteit ervan te verbeteren, wat heeft geleid tot beter geïnformeerde zakelijke beslissingen en, belangrijker nog, tot een betere ondersteuning van het personeel in hun rol om zorg voor bewoners en cliënten te verlenen
• Aanzienlijke vermindering van handmatige duplicatie van gegevens en repetitief werk
• Een eenvoudigere, meer gestroomlijnde en productieve werkdag voor het personeel betekent dat ze een hoger niveau van zorg kunnen bieden aan bewoners en cliënten

Oplossing

Integratie en automatisering van belangrijke bedrijfssystemen en -taken maakte een einde aan tijdrovende handmatige verwerking, waarbij vaak gegevens moesten worden gedupliceerd en verdrievoudigd

De organisatie zag Jitterbit als een middel om veel kernbedrijfsprocessen te stroomlijnen en te automatiseren, met een focus op gegevensbeheer, om een ​​enkele bron van waarheid te creëren voor elk van de gegevenssets van de organisatie die gemakkelijk toegankelijk zou zijn voor alle medewerkers op verschillende locaties. op een tijdige en efficiënte manier.

“De eerste stand-up van Jitterbit gebeurde intern in onze organisatie met hulp van Jitterbit professional services', zegt Bradic. "Daarnaast werd Jitterbit PS gebruikt om te helpen bij het verbinden van de eerste eindpunten gezien het vereiste beveiligingsniveau."

“Jitterbit heeft in feite de manier waarop de organisatie werkt getransformeerd door verschillende systemen en applicaties te integreren en veel taken te automatiseren. De mogelijkheid om automatisch gegevens uit een aantal bronnen te halen, heeft bijvoorbeeld niet alleen de efficiëntie en de productiviteit van het personeel verbeterd, maar ook een veel hoger niveau van controle opgeleverd.

“Tot op heden heeft Jitterbit integraties mogelijk gemaakt met zorgbeheer, ERP/facturering/inkoop, People Systems, SQL Data Warehouse en File Share, bestaande uit een combinatie van HTTP, SFTP en database-eindpunten.

“De verbeterde consistentie en beschikbaarheid van tijdgestuurde en klinische gegevens helpt niet alleen om betere zakelijke beslissingen te nemen; aanzienlijke tijdsbesparingen hebben het personeel in staat gesteld hun tijd anders in te delen en andere activiteiten te ondernemen die de mensen onder hun hoede beter kunnen ondersteunen.

“Jitterbit bood ook de beste prijs-kwaliteitverhouding in termen van totale eigendomskosten. We hebben een aantal andere systemen geëvalueerd en Jitterbit toonde de beste waarde in termen van kosten en het bereiken van ons uiteindelijke doel. Het was eenvoudig op te zetten en te implementeren. Wanneer we contact moesten opnemen met Jitterbit Support, hebben we altijd gemerkt dat ze responsief en behulpzaam waren. Het komt zelden voor dat onze problemen niet worden opgelost met de eerste reactie of met een snel telefoontje om onze schermen te delen en het probleem op te lossen”, zegt Bradic.

“Jitterbit heeft de productiviteit zeker positief beïnvloed. Het integratieproces heeft onze rapportage in het hele bedrijf aanzienlijk verbeterd, en naarmate we meer automatisering en integratie introduceren, beginnen medewerkers anders na te denken over hoe ze dingen doen…”
– Kristin Bradic, Manager Oplossingenontwikkeling, Southern Cross Care Qld

Resultaten & Voordelen

Kristin Bradic, Solutions Development Manager, Southern Cross Care Queensland stelt dat het succes van het project rechtstreeks verband houdt met de gerealiseerde voordelen – waaronder aanzienlijke productiviteitswinsten plus verbeterde toegang tot tijdige informatie en klinische gegevens, wat op zijn beurt heeft geleid tot verbeterde workflow en efficiëntie , betere zakelijke beslissingen en beter ondersteund personeel bij het verlenen van zorg aan bewoners en cliënten.

“Jitterbit heeft ons personeel in staat gesteld om repetitief werk en de risico's die gepaard gaan met meerdere invoer van dezelfde gegevens, zoals het corrigeren en verifiëren van de gegevens die het gevolg kunnen zijn van menselijke fouten, te verminderen.

“Jitterbit wordt nu veel gebruikt binnen onze organisatie en het is een speerpunt geworden bij verschillende afdelingen bij het overwegen van manieren om processen te verbeteren. Er wordt actief samengewerkt tussen ons ontwikkelteam, de business en (indien van toepassing) softwareleveranciers om de meest geschikte oplossing te ontwikkelen.

"Het heeft ons ook voorbereid op een betere toekomst, met toepassingsflexibiliteit die de reikwijdte van wat we in de toekomst kunnen doen aanzienlijk zal uitbreiden", aldus Bradic.

Sinds de succesvolle voltooiing van de integratie heeft SCCQ de productiviteit in het hele bedrijf verbeterd en aanzienlijke tijdsbesparingen gerealiseerd, waardoor het personeel hun tijd kan besteden en activiteiten kan ondernemen om de mensen onder hun hoede beter te ondersteunen.