Hoe EDI te implementeren.
Als je onze hebt gelezen "Wat is EDI?" blog, bent u misschien geïntrigeerd over hoe uw company kan de voordelen van EDI. De implementatie van EDI-integratie is een strategische investering die u kan helpen concurrerend te blijven, de relaties met leveranciers te verbeteren en een betere klantervaring te creëren.
Laten we eens kijken hoe u EDI in uw organisatie kunt implementeren.
Wat zijn EDI-standaarden?
EDI-standaarden zijn decennia geleden opgesteld om een generieke en herhaalbare set van gestructureerde plaatsaanduidingen voor gegevens (gegevens die zich in een vast veld binnen een record bevinden) en regels voor het maken van gemeenschappelijke zakelijke documenten te definiëren. Deze documenten omvatten, maar zijn niet beperkt tot, inkooporders, facturen en verzendberichten in elektronische vorm.
De belangrijkste reden voor het creëren van deze standaarden was om bedrijven te helpen voorkomen dat ze kostbare tijd en middelen besteden aan het definiëren van de lay-out van algemene zakelijke documenten. Het eindresultaat voor bedrijven is een verlaging van de kosten voor elektronische documentintegratie en een efficiënter proces voor het opzetten van integratiecomponenten. Het definiëren van EDI-standaarden is een continu proces, aangezien zakelijke vereisten worden verfijnd en uitgebreid en dus moeten worden vastgelegd in een gemeenschappelijke gegevensdefinitietaal.
Er is een grote verscheidenheid aan branchespecifieke EDI-standaarden met conventies die specifiek zijn voor een regio. ANSI X12 is bijvoorbeeld de Noord-Amerikaanse standaard, EDIFACT is de Europese standaard en er zijn er nog veel meer. De transactiesets kunnen X12 4010 zijn die de verschillende documenten bevatten (PO, factuur, verzendbericht enz.). De sets worden nog verder gegranuleerd in subsets voor bepaalde industrieën (bijv. Detailhandel, productie, gezondheidszorg, transport en logistiek, enz.).
Hoe EDI-integratie starten en implementeren?
Zodra je company en uw handelspartner besluiten dat u zaken wilt doen met EDI, zijn er een paar algemene stappen die u kunt nemen om het proces te starten:
- Vraag de EDI-implementatiegids aan bij uw handelspartner. Dit bepaalt hoe uw geselecteerde elektronische zakelijke documenten worden gestructureerd.
- Koop EDI-software met documentkaarten en een vertaler. Deze software wordt gebruikt om uw boekhoudsysteemgegevens (dwz bestellingen, verzendingen, enz.) om te zetten in de lay-out die door uw handelspartner wordt gevraagd/vereist.
- Zodra deze software is ingesteld, beginnen u en uw handelspartner meestal met het testen van documentuitwisselingen.
- Communiceer met uw handelspartner om te bepalen hoe uw EDI-documenten kunnen worden uitgewisseld. De meest gebruikelijke methodes zijn via Internet EDI, een Value Added Network (VAN) of directe één-op-één/peer-to-peer elektronische documentoverdracht. De Jitterbit eiCloud-oplossing gebruikt Internet EDI als de primaire methode voor het uitwisselen van zakelijke documenten met handelspartners. We kunnen ook documenten uitwisselen met VAN's als interconnects.
- Voer een reeks tests uit met uw leverancier van EDI-oplossingen om te controleren of uw software correct werkt en of uw handelspartner de documenten correct ontvangt.
- Voer parallelle documentverwerking uit waarbij u uw papieren documenten nog verzendt en ontvangt met uw handelspartner.
- Schakel uiteindelijk de uitwisseling van papieren zakelijke documenten uit. U zult een grote verlaging van de documentverwerkingskosten, een dramatische toename van de nauwkeurigheid van de gegevens, de snelheid van uitwisseling van zakelijke documenten, verbeterde cashflows, minder verwerkingsfouten en een toename van het klantenserviceniveau opmerken.
Hoe werkt de EDI-uitwisseling?
Laten we een eenvoudig voorbeeld nemen van een detailhandelaar en leverancier die EDI opzetten. De relatie is nu aanwezig en de winkelier verstuurt een inkooporder die wordt ontvangen door de EDI-software (zoals die van Jitterbit's eiCloud). Het wordt vervolgens gevalideerd en er wordt een bevestiging teruggestuurd naar de afzender. De ontvanger heeft nu zicht op de PO. Nadat dat proces is voltooid, komen er andere keuzes beschikbaar, zoals het gebruik van de EDI-software om het document te transformeren en te importeren in een boekhoudsysteem of om de inkooporder om te zetten in een factuur om terug te sturen naar de detailhandelaar (nadat de bestelling is voltooid).
Kortom, EDI vervangt de papieren uitwisseling en maximaliseert de efficiëntie van elektronische consistentie. Hoe u de efficiëntie benut, is aan u door deze documenten te integreren in uw dagelijkse processen.
