Implementatie van Electronic Data Interchange (EDI)

Hoe EDI te implementeren

Als u onze “Wat is EDI?” blog, wellicht ben je geïnteresseerd in hoe jouw bedrijf kan profiteren van de voordelen van EDI. EDI-implementatie is een strategische investering die je kan helpen concurrerend te blijven, de relaties met leveranciers te verbeteren en een betere klantervaring te creëren. Jitterbit EDI vereenvoudigt het proces door gegevensuitwisseling tussen uw handelspartners en interne systemen, zoals ERP- en CRM-platforms, te automatiseren.

Welke oplossing je ook kiest, laten we eens kijken hoe je EDI binnen je organisatie kunt implementeren.

Wat zijn EDI-standaarden?

EDI-standaarden werden tientallen jaren geleden opgesteld om een generieke en herhaalbare set van gestructureerde gegevensplaatshouders (gegevens die zich in een vast veld binnen een record bevinden) en regels te definiëren voor het aanmaken van veelvoorkomende bedrijfsdocumenten. Deze documenten omvatten, maar zijn niet beperkt tot, inkooporders, facturen en verzendberichten in elektronische vorm.

Alle EDI-documenttypen weergeven

De belangrijkste reden voor het creëren van deze standaarden was bedrijven te helpen te voorkomen dat ze kostbare tijd en middelen besteedden aan het definiëren van de indelingen van veelvoorkomende zakelijke documenten. Het eindresultaat voor bedrijven is een kostenverlaging en een efficiënter proces bij het opzetten van integratiecomponenten. Het definiëren van EDI-standaarden is een continu proces naarmate de zakelijke vereisten worden verfijnd en uitgebreid en daarom moeten worden vastgelegd in een gemeenschappelijke gegevensdefinitieertaal.

Er is een grote verscheidenheid aan branche-specifieke EDI-standaarden met conventies die specifiek zijn voor een regio. ANSI X12 is bijvoorbeeld de Noord-Amerikaanse standaard, EDIFACT is de Europese standaard en er zijn er nog vele andere. De transactiesets kunnen X12 4010 zijn die de verschillende documenten bevatten (inkooporder, factuur, verzendbericht enz.). De sets worden nog verder opgesplitst in subgroepen voor bepaalde branches (bijv. detailhandel, productie, gezondheidszorg, transport en logistiek, enz.).

7 stappen voor een succesvolle EDI-integratie

Zodra uw bedrijf en uw handelspartner besluiten dat u zaken wilt doen via EDI, zijn er een paar algemene stappen die u kunt nemen om het proces te starten:

1. Begrijp de vereisten

Verkrijg de EDI-implementatiehandleiding van uw handelspartner. Hierin wordt gedefinieerd hoe uw geselecteerde elektronische bedrijfsdocumenten worden gestructureerd.

2. Kies EDI-software

Schaf EDI-software aan die documentmaps en een vertaler bevat. Deze software wordt gebruikt om de gegevens van uw boekhoudsysteem (zoals bestellingen, zendingen, enz.) te transformeren naar de lay-out die door uw handelspartner wordt gevraagd/vereist.

3. Test Documentenuitwisseling

Zodra deze software is ingesteld, beginnen u en uw handelspartner meestal met het testen van documentuitwisselingen.

4. Verbinding tot stand brengen

Communiceer met uw handelspartner om te bepalen hoe uw EDI-documenten kunnen worden uitgewisseld. De meest gebruikelijke methoden zijn via Internet EDI, een Value Added Network (VAN), of directe one-to-one/peer-to-peer elektronische documentoverdracht. De Jitterbit eiCloud-oplossing gebruikt Internet EDI als de primaire methode voor het uitwisselen van bedrijfsdocumenten met handelspartners. We kunnen documenten ook uitwisselen met VAN's als interconnects.

5. Documentverwerking testen

Voer een reeks tests uit met uw EDI-oplossingsprovider om te verifiëren dat uw software correct werkt en uw handelspartner de documenten correct ontvangt.

6. Parallel verwerking instellen

Voer parallelle documentverwerking uit waarbij u nog steeds uw papieren documenten verzendt en ontvangt met uw handelspartner.

7. Volledig overstappen op EDI

Schakel uiteindelijk over op het uitwisselen van papieren zakelijke documenten. U zult een aanzienlijke verlaging van de documentverwerkingskosten merken, een dramatische stijging van de datanauwkeurigheid, een snellere uitwisseling van zakelijke documenten, verbeterde kasstromen, minder verwerkingsfouten en een verhoging van het klantenserviceniveau.

Hoe werkt EDI-uitwisseling?

Laten we een eenvoudig voorbeeld nemen van een winkelier en een leverancier die EDI instellen. De relatie is nu gevestigd en de winkelier verzendt een inkopenbon die zal worden ontvangen door de EDI-software (zoals die geleverd door Jitterbit's eiCloud). Deze zou vervolgens worden gevalideerd en er zou een bevestiging worden teruggestuurd naar de afzender. De ontvanger zou nu zichtbaarheid hebben over de inkopenbon. Nadat dat proces is voltooid, komen er andere keuzes beschikbaar, zoals het gebruik van de EDI-software om het document te transformeren en te importeren in een boekhoudsysteem of om de inkopenbon om te zetten in een factuur om terug te sturen naar de winkelier (nadat de bestelling is vervuld).

Beheer uw B2B-transacties met Jitterbit EDI

Kort samengevat vervangt de implementatie van EDI de uitwisseling van papier en maximaliseert het de efficiëntie van elektronische consistentie. Hoe u die efficiëntie benut, is aan u door deze documenten te integreren in uw dagelijkse processen.