Mikä on EDI (Electronic Data Interchange)?

Alun perin julkaistu 7. kesäkuuta 2022

Mukaan Fortune Business Insightssähköisen tiedonsiirron (EDI) markkinat kasvavat tasaisesti ympäri maailmaa, ja niiden globaalin arvon ennustetaan nousevan 4 miljardiin dollariin vuoteen 2029 mennessä. Tämä ei ole yllättävää –EDI on ratkaisevassa roolissa saumattoman monikanavaisen kokemuksen mahdollistamisessa, jota nykyajan asiakkaat odottavat.

Niille, jotka ovat lapsenkengissä tutkimassa EDI ratkaisu, olemme koonneet vastauksia joihinkin yleisimmin kysyttyihin kysymyksiin EDI-järjestelmien hyödyntämisestä liiketoiminnassasi manuaalisen tietojen syöttämisen minimoimiseksi, liiketoimintaprosessien virtaviivaistamiseksi ja tehokkuuden lisäämiseksi.

Mikä on EDI?

Sähköinen tiedonvaihto (EDI) on yleinen protokolla tietojen jakamiseen toimittajan ja toimittajan tuotteita myyvän jälleenmyyjän välillä. Liiketoiminnassa EDI-järjestelmät automatisoivat tietojen kääntämisen standardoituun muotoon osapuolten välisen tiedonvaihdon aikana.

EDI-järjestelmä helpottaa sähköisten asiakirjojen vaihtoa tietokoneiden välillä, mikä varmistaa nopeammat ja tehokkaammat liiketapahtumat ja tehostaa yleistä tiedonvaihtoa.

Miten EDI toimii?

Tiedonvaihto EDI:n kautta käsittää kolme pääkomponenttia: asiakirjojen standardoinnin, tiedonsiirron ja datan yhdistämisen.

EDI-asiakirjat

EDI-asiakirjat ovat yleisten liiketoiminta-asiakirjojen standardoituja digitaalisia versioita. Nämä standardoidut asiakirjatyypit varmistavat, että yritysten välillä siirrettävät tiedot ovat oikeita, vaikka ne jäsentäisivät sisäiset tietonsa eri tavoin. Esimerkiksi EDI 850 on ostotilausten standardimuoto – jos yksi yritys nimeää kentän "Tuotetunnukseksi" ja toinen "Tuotekoodiksi", standardoitu EDI-muoto osoittaa molemmat oikeaan paikkaan, jotta se on helposti ymmärrettävissä molemmille osapuolille.

Yleisimmin vaihdettuja EDI-asiakirjoja ovat ostotilaukset ja -vahvistukset, laskut, tuotetoimintatiedot, ennakkoilmoitukset toimituksesta ja muut liiketoimintatapahtumat.

Katso täydellinen luettelo EDI-asiakirjatyypeistä

Tietojen kartoitus ja muuntaminen

Yrityksen sisäisen datan muuntamista standardoiduksi EDI-dokumentiksi kutsutaan datan kartoitukseksi. Sisäisistä järjestelmistä, kuten toiminnanohjausjärjestelmistä ja kirjanpitotyökaluista, peräisin olevat tiedot yhdistetään vastaavaan kenttään asianmukaisessa EDI-muodossa ennalta määritettyjen sääntöjen perusteella. Käytettävästä EDI-ohjelmistosta riippuen näitä sääntöjä voidaan määrittää visuaalisten kartoitustyökalujen, skriptien tai valmiiden mallien avulla.

Tietojen kartoittaminen ei tarkoita pelkästään tietojen siirtämistä – EDI-järjestelmät myös muuntavat tietoja muuttamalla esimerkiksi päivämäärien ja tuotekoodien muotoilua EDI-standardien mukaiseksi.

Tiedonsiirto

Kun tiedot on muotoiltu uudelleen, viimeinen vaihe on EDI-dokumentin lähettäminen määränpäähän. Koska EDI-dokumentit voivat sisältää arkaluonteisia yritys- ja asiakastietoja, ne lähetetään suojattujen tietoliikenneprotokollien, kuten AS2:n, SFTP:n tai VAN:n, avulla.

Vastaanottajan EDI-järjestelmä käsittelee asiakirjan automaattisesti, tarkistaa virheet ja vahvistaa toimituksen onnistuneesti.

Esimerkki EDI-järjestelmän työnkulusta

Yleinen EDI-järjestelmän työnkulku voi näyttää tältä:

1. Jälleenmyyjä lähettää yrityksellesi EDI-ostotilauksen (PO), joka menee ERP-/kirjanpitotietokonejärjestelmääsi.
2. Vastaat EDI-vahvistuksella, jossa kerrot jälleenmyyjälle, että ostotilaus täytetään.
3. Lähetät EDI-ennakkoilmoituksen (ASN), joka sisältää tiedot siitä, mitä lähetetään, milloin, kuka lähettää ja paljon muuta.
4. Toimitusosastosi pakkaa tuotteen säiliöihin tai paletteihin riippuen siitä, miten myyjä/jälleenmyyjä haluaa sinun lähettävän tuotteen ja minne.
5. Lähetät EDI-laskun jälleenmyyjälle, mikä vähentää manuaalisen tietojen syöttämisen ja perinteisten paperiasiakirjojen korvaamisen tarvetta.
6. Jälleenmyyjän kirjanpitotiimi luo ja lähettää sinulle EDI-lähetysohjeasiakirjan.

Mitä hyötyä EDI:stä on?

EDI:n avulla jälleenmyyjien ja toimittajien väliset edestakaiset tapahtumat tapahtuvat sähköisesti. Tämä tarkoittaa, että Costco voi seurata ostotilauksia, ASN-numeroita, laskuja ja varastoa – kaikki soittamatta varastoosi. Asiakirjojen vaihto EDI:n kautta tuo mukanaan monia etuja, kuten:

• Poistaa paperiasiakirjojen ja manuaalisen tietojen syöttämisen tarpeen
• Lisää tehokkuutta tapahtumaautomaation avulla ja liikeasiakirjojen vaihto
• Alentaa asiakirjakohtaista hintaa 90 % verrattuna manuaaliseen käsittelyyn
• Kokonaisuudessaan laskussa liiketoimikulut jopa 35 %
• Vähentää tapahtumavirheitä jopa 40 %
• Nopeuttaa tilauksesta käteiseen tilitykseen yli 20 %

E-kirja: Täydellinen opas EDI:hin

Haluatko oppia lisää siitä, miten nykyaikaiset yritykset käyttävät EDI:tä? Lataa ilmainen e-kirjamme, Täydellinen opas EDI:hin, oppiaksesi:

• Miksi EDI on edelleen kaupankäynnin perusta, jopa 40 vuoden jälkeen
• Miltä tyypillinen EDI-tapahtuma näyttää, vaihe vaiheelta
• Yleisimmät EDI:n käyttöönoton haasteet
• Miten Jitterbit tarjoaa alan johtavan EDI-kokemuksen
• Ja lisää

Hanki täydellinen opas EDI:in

EDI:n aloittaminen

Jitterbit EDI tarjoaa yhden alustan kauppakumppaneiden ja -tapahtumien määrittämiseen ja hallintaan. Lähes kahden vuosikymmenen kokemuksella vähittäiskaupasta olemme työskennelleet kaikenkokoisten myyjien ja toimittajien kanssa useilla eri toimialoilla. Lisäarvoverkostomme (VAN) kattaa tuhansia kauppakumppaneita, kuten Amazonin, Targetin, Walmartin ja muita. Muita etuja Jitterbit EDI-integraatio ratkaisuja ovat:

Automaattinen kaksisuuntainen tiedonkulku.

Yritystason integraatioalustamme lähettää dataa kaksisuuntaisesti kauppakumppaneidesi ja taustatoimintojesi ERP- tai kirjanpitojärjestelmäsi välillä, mikä säästää aikaasi ja auttaa sinua noudattamaan tiukkoja vähittäiskaupan EDI-standardeja ja -vaatimuksia.

Huolettomat yhteydet eri alustoilla.

Pilvipohjainen EDI-ratkaisumme voi helposti yhdistää verkkokaupan, CRM:n ja muut liiketoimintakriittiset järjestelmät olemassa olevaan integraatiopinoosi.

Joustava, tulevaisuudenkestävä integraatio.

Olipa kyseessä verkkokaupan tilaukset, sähköinen tiedonvaihto, EDI-asiakirjat tai CRM-päivitykset, alustamme käsittelee tietoelementtejä helposti, jolloin manuaalista tietojen syöttämistä ei tarvita. Kun sinun on lisättävä uusi liiketoimintajärjestelmä tai EDI-jälleenmyyjä, integroitu EDI-ratkaisusi on valmis skaalautumaan.