Den komplette guide til automatisering af medarbejderonboarding

af Sharvani, Content Marketing Manager

Det er den første dag på dit nye job. Du har nervøs energi, der strømmer gennem dine årer. Du er spændt på at møde nye mennesker, og du er spændt på at komme på arbejde og være en del af et nyt team. Samtidig er din arbejdsgiver lige så begejstret for at have dig ombord. De føler spændingen ved at udfylde en kritisk stilling og er sandsynligvis begejstrede for at have et nyt teammedlem klar til at bidrage til kortsigtede og langsigtede udfordringer. Hverken du eller din nye organisation ønsker at gøre denne oplevelse til noget mindre end fantastisk.

Lyder det bekendt? Vi har alle været igennem det. Energien og spændingen fra begge ender repræsenterer en enestående mulighed for at starte ansættelsesoplevelsen og medarbejderonboardingsprocessen på en meget positiv tone. An automatiseret medarbejder onboarding løsning er med til at sikre, at nye medarbejdere ikke kun er hurtigere produktive, de også har høj moral og høj energi gennem hele deres ansættelsesforløb.

Hvad skal medarbejderonboardingsprocessen omfatte?

Som ny medarbejder her, kl. Jitterbit, kan jeg personligt relatere til. På dag ét for to måneder siden, da jeg tændte min nye computer for første gang, var jeg straks spændt på at se, hvad der ville ske nu. Hvad er onboarding-oplevelsen for medarbejdere hos Jitterbit hvordan bliver det? Jeg var spændt på at færdiggøre onboarding-processen:

• Mød min nye leder. Hvad ville hans forventninger være til mine første måneder i virksomheden? Hvilken type personlighed ville han have? Hvilken type kommunikatør ville han være?
• Mød mine kollegaer. Hvem ville jeg arbejde sammen med i en overskuelig fremtid? Hvilken type personligheder har de? Er der en eller to personer, jeg vil være tæt på?
• Modtag kritiske aktiver og systemadgang. Jeg havde allerede min bærbare computer, men hvilke andre aktiver skal jeg bruge for at få succes? Hvordan vil jeg modtage mine nøgler til det lokale kontor? Ville jeg få rettidig adgang til vores virksomhedsmeddelelses-, e-mail- og filmapper, der er nødvendige for at udføre mit arbejde?
• Tilmeld dig fordele. Som fuldtidsansat er jeg berettiget til visse goder. Medicinske, tandlæge- og andre overvejelser er en vigtig del af mit job, og dets indvirkning på mit personlige liv.
• Sikre rettidig og præcis kompensation. Som content marketing manager er det vigtigt at sikre en ordentlig styring af de ansættelsesrelaterede udgifter, jeg måtte have.

Heldigvis var mit onboarding-proces flow problemfrit og rettidigt, takket være Human Resources (HR) effektive arbejdsmoral og erfaring. I betragtning af de sædvanlige udfordringer med medarbejderonboarding, betragter jeg mig selv som heldig. Onboarding eller offboarding af en medarbejder er en kombination af mange forskellige overlappende processer. Den nye medarbejders onboarding-tjekliste inkluderer opsætning af nye medarbejdere i Human Resource Information Systems (HRIS), udgiftsstyringssystemer, lønstyringssystemer og fordelsadministrationssystemer.

For hver ny medarbejder, der tiltræder eller forlader en organisation, skal mange HR-afdelinger, der mangler evnen til at integrere data sammen, udføre de samme processer igen og igen, manuelt - hvilket blot øger pladsen til fejl og kan forårsage medarbejdernes utilfredshed og højere nedslidning.

Hvad er Onboarding Automation?

Onboarding-automatisering refererer til brugen af ​​teknologi og integrationen af ​​forskellige HR-systemer for at strømline medarbejderonboardingsprocessen.

Desværre er de fleste HR-data gemt i flere registreringssystemer. For eksempel, når kandidatdata ikke er korrekt forbundet til lønnings-, udgifts- og asset management-systemer under onboarding-processen, kan det skade produktiviteten og skade moralen.

Som et resultat heraf henvender mange HR-chefer sig til udviklingsplatforme med lav kode for at fremskynde udvekslingen af ​​information mellem diskrete medarbejderonboarding-systemer, ved at bruge automatiserede onboarding-processer til at fjerne meget af det hårde, manuelle arbejde, der har været skaden for mange menneskelige ressourceafdelinger .

Udfordringer med manuelle onboarding-processer

1. Uendelig papirarbejde

Mange organisationer er afhængige af en onboarding-proces for nye medarbejdere, der inkluderer en papirbaseret tilgang til spørgeskemaer vedrørende nyansættelser, hvor dokumenter sendes via e-mail til den nyansatte, udfyldes og derefter faxes eller sendes tilbage til organisationen. Desværre er HR-afdelingen forpligtet til manuelt at indtaste alle nye ansættelsesoplysninger i HRIS. For at være enig er sådan et onboarding-system mildest talt besværligt. Produktivitet, hastighed og nøjagtighed kan dog blive hårdt ramt, når disse data skal indtastes i mere end ét system.

2. Tværafdelings uoverensstemmelser

Onboarding eller offboarding kan koordineres centralt af HR-afdelingen, men involverer også mange andre afdelinger, såsom it-support, sikkerhed, drift, faciliteter, økonomi og nogle gange andre forretningsenheder. Dette lægger pres på HR-cheferne til at fungere som projektledere, idet de koordinerer for eksempel indkøb af funktionelle computere synkroniseret med kontorets WiFi, et ID-kort og andre aktiver skulle alle være klar til den første dag af nyansættelsen. Enhver form for fejlkommunikation mellem afdelinger kan forsinke onboarding-processen og reducere en medarbejders moral, da de undrer sig over, hvorfor organisationen ikke var klar til dem på dag ét. Behovet for timen er så onboarding automation.

Fordele ved Onboarding Process Automation

1. Forbedret effektivitet og tidsbesparelser

Automatisering eliminerer manuelle, gentagne opgaver som f.eks. levering af aktiver eller opsætning af løn, hvilket frigør HR-teams til at fokusere på strategiske initiativer. For eksempel sikrer automatisering af levering og deprovisionering af aktiver, at nye medarbejdere er udstyret med de værktøjer, de har brug for fra dag ét.

2. Forbedrede kandidatoplevelser

En smidig onboarding-proces, der starter med rekruttering af kandidater og strækker sig til færdiggørelse af ansættelsesbeslutninger, sikrer et positivt indtryk for nyansatte. Automatisering hjælper med at reducere forsinkelser og giver en problemfri oplevelse.

3. Nøjagtige og kompatible processer

Opgaver som f.eks. at give tilmeldingsfordele, forlænge lønprovisioner og scenarieplanlægning udføres med præcision, hvilket reducerer fejl og sikrer overholdelse af lovmæssige krav.

4. Forbedret dataindsigt

Automatisering muliggør oprettelsen af ​​medarbejderhændelses-dashboards, der giver værdifuld indsigt i medarbejdernes præstation, compliance og engagement, og hjælper HR med at træffe informerede beslutninger.

5. Skalerbare og konsistente processer

Uanset om det er onboarding af en enkelt medarbejder eller en stor gruppe, sikrer automatisering en standardiseret, skalerbar proces, der opretholder konsistens på tværs af afdelinger og lokationer.

6. Problemfri offboarding

Automatisering strækker sig ud over onboarding og omfatter offboarding og opsigelse, hvilket gør overgange nemmere og samtidig sikre overholdelse, genskabe aktiver og beskytte følsomme data.

Onboarding Automation: Real-World Eksempel

Ultradent, en global dental forsynings- og fremstillingsvirksomhed, er en organisation, der værdsatte dette behov for medarbejderautomatisering og besluttede at gøre noget ved det. Dets kunder er tandlæger, gruppepraksis, offentlige myndigheder og universiteter, der beskæftiger over 1,400 mennesker fordelt på 7 globale lokationer.

Ineffektivitet i Ultradents onboarding-proces

Inden Ultradent behandlede deres HR-relaterede datahåndteringsprocesser, havde Ultradent flere udfordringer. Disse omfattede:

• Forsinket tid til produktivitet. Manuelle, HR-afhængige arbejdsgange bremsede onboarding, introducerede flaskehalse og skabte sikkerhedssårbarheder og overholdelsesrisici.
• Mangel på integrationsteknologi. Afbrudte værktøjer og manuel dataindtastning forårsagede forsinkelser og fejl.
• Høje licensomkostninger. Høje licensomkostninger på grund af forsinkelser i kunders off-boarding-processer fører til høj medarbejdertilfredshed og dårlig opfattelse af virksomheden blandt medarbejderne.

Hvordan Ultradent strømlinet onboarding med HR-automatisering

Ultradent omfavnet Jitterbit's HR automationsløsning. Det var derved i stand til at strømline sin onboarding arbejdsgang, der omfattede integration af følgende processer:

1. Rekruttering af kandidater
2. Færdiggørelse af ansættelsesbeslutninger
3. Hensættelse og afskrivning af aktiver
4. Tilvejebringelse af indskrivningsydelser
5. Udvidelse af lønprovision
6. Oprettelse af medarbejderhændelses-dashboards
7. Oprettelse af uddannelsesbeviser
8. Håndtering af deres rejse- og andre udgifter
9. Scenarioplanlægning
10. Offboarding og opsigelse

"Vi ønskede at skabe en problemfri onboarding-oplevelse og komme væk fra en tidskrævende proces, der omfattede flere afdelinger, systemer og personaleafhængigheder," sagde Jason Namoc, integrationsingeniør hos Ultradent. "Vi har altid været på forkant med teknologien, og derfor har vi samarbejdet med Jitterbit"Resultatet er en problemfri oplevelse, der fremskyndede medarbejdernes produktivitet og øgede medarbejdertilfredsheden," tilføjede han.

Alle disse ellers besværlige onboarding-procestrin blev integreret med Jitterbits HR-automatiseringsløsning. Nye medarbejderdata blev indsamlet på ét oprettelsessted, som var tilgængeligt for alle nøglesystemer, hvilket førte til automatisk provisionering af aktiver på tværs af alle applikationer.

Som følge heraf var der mindre afhængighed af mennesker (derved blev pladsen til menneskelige fejl reduceret), hvilket eliminerede sikkerhedssårbarheder og complianceproblemer. Samlet set blev tiden til produktivitet reduceret, hvilket gjorde medarbejderne gladere og mere tilfredse.

Automatiser din onboardingproces med Jitterbit

Som leder i Gartners Magic Quadrant for Enterprise Integration Platform as a Service for 10 år i træk, Jitterbit har den tekniske evne til at integrere komplekse systemer lige fra HRM, udgiftsstyring, fordelsstyring og mere med specialiserede medarbejderbelønnings- eller wellness-applikationer, der kører på stedet eller i skyen.

Jitterbit hjælper organisationer med at automatisere og integrere applikationer, onboardingværktøjer til medarbejdere, datasiloer og distribuerede systemer. Jitterbits skabeloner tilbyder for eksempel enkeltstående, præbyggede integrationer, der hurtigt flytter data i én retning mellem lignende objekter på tværs af to applikationer eller systemer. Når det kommer til onboarding- og offboarding-styring inden for HR, Jitterbits skabeloner inkluderer:

• Workday << >> ServiceNow Medarbejder Onboarding Offboarding. Denne nye medarbejderskabelon er designet til brugere af begge Workday og ServiceNow. Det er en færdigpakket løsning til integration Workday Human Capital Management (HCM) til ServiceNow ITSM. Det Workday til ServiceNow Process Template giver en samlet oplevelse for medarbejders onboarding-processer for at aktivere medarbejderen, herunder IT, faciliteter og sikkerhedsanmodninger om at udstede medarbejderens bærbare computer, badge, skrivebordsplads osv.
• Workday << >> Salesforce Medarbejder Onboarding Offboarding. Denne skabelon er designet til brugere af begge Workday og Salesforce. Det er en færdigpakket løsning til integration Workday Human Capital Management (HCM) til Salesforce Salgssky. Det Workday til Salesforce Process Template giver en samlet oplevelse for almindelige medarbejderonboarding- og off-boardingprocesser.
• Workday <<>> Oracle NetSuite Employee Onboarding Offboarding. Denne skabelon er en færdigpakket løsning til integration Workday Human Capital Management (HCM) til NetSuite ERP. Det Workday til NetSuite Process Template giver en samlet oplevelse for almindelige medarbejderonboarding- og off-boardingprocesser.

Med en kraftfuld og nem at bruge cloud API integrationsplatform, Jitterbit gør det muligt for HR-chefer og andre interessenter at oprette forbindelse til enhver lokal eller cloud-baseret applikation, hvilket giver dem mulighed for at øge ROI, øge kundetilfredsheden og optimere servicelevering og -styring, hvilket giver dem en fordel i et ekstremt konkurrencepræget marked.

Oplev fordelene selv -planlæg en demo med en HR-automatiseringsekspert for at komme i gang!